Record ( ing. record ) - informații create, primite și menținute de o persoană sau organizație ca dovadă a unei anumite activități [1] . Înregistrările sunt, de exemplu, o chitanță pentru efectuarea unei plăți, o prezentare a unui raport citit la o conferință, o înregistrare audio a negocierilor cu un client etc.
Înregistrările pot fi atât documente în sens tradițional (adică purtători de informații îmbrăcați într-o formă lingvistico-textuală), cât și obiecte care nu sunt considerate documente din punct de vedere tradițional (înregistrări audio și video, fotografii, prezentări multimedia etc.). .).
Caracteristicile distinctive ale înregistrărilor sunt următoarele [2] :
Pentru a organiza stocarea structurată a înregistrărilor, se utilizează software specializat - sisteme de gestionare a înregistrărilor , în practica rusă numite de obicei sisteme de arhivă electronică .
În știința documentelor interne, termenul „înregistrare” nu a devenit încă larg răspândit. În traducerile publicațiilor străine, înregistrarea în limba engleză este redată cel mai adesea ca „document” [3] . Recent, datorită răspândirii active a tehnologiilor ECM în Rusia, mulți experți vorbesc despre necesitatea de a face o distincție clară între două clase de obiecte - documente și înregistrări [4]