| managementul activelor IT |
|---|
Managementul activelor IT (ITAM) - Managementul activelor IT, reprezintă o serie de practici (activități) de afaceri pentru planificarea, contabilizarea și monitorizarea stării activelor IT care oferă valoare măsurabilă pentru activitatea de bază a organizației, combinând aspectele financiare, contractuale și contabile ale IT. managementul ciclului de viață - active, oferind posibilitatea de control operațional și de luare a deciziilor strategice pentru mediul IT. Activele IT sunt toate elementele hardware și software ale infrastructurii IT care sprijină funcționarea mediului de afaceri.
Managementul activelor IT este una dintre cele mai importante domenii strategice ale unei organizații. Unul dintre factorii cheie în managementul activelor IT este capacitatea de a efectua un inventar care dezvăluie informații detaliate despre hardware-ul și software-ul utilizat, ceea ce vă permite să luați decizii obiective de a comanda noi sau de a redistribui elemente de infrastructură IT existente (active IT).
Capacitatea de inventariere permite organizațiilor să gestioneze infrastructura IT mai eficient, economisind timp și bani cu forța de muncă, evitând achizițiile (achizițiile) inutile (nejustificate) de active IT, asigurând cea mai bună rentabilitate a reutilizarii resurselor existente (active IT) pentru activitatea de bază.
Organizațiile care au dezvoltat, implementat și mențin un program de management al activelor IT minimizează și mai mult riscurile și costurile asociate cu informațiile învechite, incomplete și inexacte despre activele IT, care sunt esențiale pentru a asigura implementarea cu succes a unui portofoliu de proiecte de dezvoltare a infrastructurii IT.
Managementul activelor hardware acoperă gestionarea componentelor fizice ale unei infrastructuri IT (servere, calculatoare, echipamente de rețea etc.), pe parcursul întregului ciclu de viață al acestora, de la planificarea achizițiilor până la dezafectare (cu transferul ulterior către terți sau eliminare).
O serie de practici de afaceri includ proceduri pentru solicitarea, acordul și executarea achizițiilor, gestionarea unui activ IT în timpul funcționării acestuia (implementare/relocare/modernizare) și proceduri de dezafectare și eliminare/transfer către terți.
Un factor cheie este acoperirea informațiilor financiare cu privire la echipamentul luat în considerare pe parcursul ciclului său de viață, ceea ce ajută conducerea organizației să ia decizii de afaceri în cunoștință de cauză, bazate pe date financiare semnificative și măsurabile.
Managementul activelor software este un grup similar de procese concentrate pe activele software, inclusiv licențe, versiuni și puncte finale de instalare a software-ului.
Managementul activelor IT este principala zonă de responsabilitate pentru gestionarea ciclului de viață al resurselor de tehnologia informației în întreaga organizație.
Această zonă de responsabilitate acoperă dezvoltarea și întreținerea politicilor, standardelor, proceselor, sistemelor și metricilor care permit unei organizații să gestioneze un portofoliu de active IT ținând cont de riscuri, planificarea și urmărirea costurilor, monitorizarea executării sarcinilor de management în management. IT, ținând cont de asigurarea conformității cu cerințele legislației, precum și cu cerințele de afaceri aprobate ale organizației.
Pentru a organiza un management holistic al activelor IT, se obișnuiește să se utilizeze soluții software pentru automatizarea proceselor integrate cu sistemele altor unități de afaceri ale organizației responsabile cu achiziționarea, punerea în funcțiune, operarea activelor IT, furnizarea de informații obiective și raportarea costurilor/ cheltuieli pentru activele IT .
Când devine necesară scoaterea din funcțiune și eliminarea activelor IT dintr-o organizație, activele IT pot trece prin diferite proceduri de eliminare. Una dintre opțiunile populare este implicarea organizațiilor specializate pentru reciclare/distrugere. După dezafectare, toate activitățile cu active IT trebuie controlate pentru a preveni pierderile și pentru a se asigura că sunt predate în mod corespunzător unei organizații specializate.
Atunci când alegeți un furnizor specializat, luați în considerare procedurile de securitate existente pentru a urmări activele IT pe toată durata de viață a acestor active. După eliminare (în conformitate cu regulile și reglementările stabilite), o organizație specializată trebuie să furnizeze un certificat de fapt de eliminare cu numerele de serie ale activelor IT, care confirmă că acestea au fost distruse și reciclate în mod corespunzător. În continuare, compania trebuie să verifice numerele de serie de pe certificatul de eliminare a activelor care au fost transferate unei organizații specializate. Cea mai bună modalitate de a selecta un furnizor de eliminare este de a găsi o companie certificată autorizată să efectueze eliminarea. Compania trebuie să fie responsabilă pentru eliminarea corespunzătoare a deșeurilor pentru a asigura siguranța pentru mediu.
ITAM este o abordare prin proces axată pe creșterea continuă a nivelului de maturitate și îmbunătățirea practicilor de management al activelor IT. Managementul activelor IT este un program de management cuprinzător, la nivelul întregii organizații, în care multe unități de afaceri sunt implicate direct în diferite grade. De exemplu: managementul companiei, pentru a forma o strategie de dezvoltare a companiei care determină efectiv resursele IT necesare (active IT), unitatea de management al achizițiilor (pentru inițierea și implementarea achizițiilor), departamentul juridic (pentru controlul conformității procedurilor de management al activelor IT cu legislația), management financiar (pentru determinarea bugetelor și controlul execuției acestora), contabilitate (coordonarea conturilor, controlul plăților, urmărirea pentru OS, inventar), centre de servicii (responsabile cu obligațiile de garanție pentru activele IT), către utilizatorii finali (cu pregătirea lor în proceduri și reguli de obținere și utilizare a activelor IT.
Pentru implementarea completă a proceselor de management al activelor IT, este recomandabil să folosiți instrumente de automatizare adecvate. În special, utilizarea etichetelor RFID „pasive”, care facilitează foarte mult procedura de inventariere folosind software-ul adecvat pentru recunoașterea unităților detectate (active IT cu o etichetă RFID lipită). Aceste instrumente facilitează foarte mult procedura de inventariere a tuturor obiectelor aflate în aceeași cameră, precum și compararea informațiilor despre activele IT detectate (conform etichete) și informațiile luate în considerare despre activele IT deținute de organizație. Gestionarea completă a activelor IT, pentru a se asigura că obiectivele de bază ale afacerii sunt îndeplinite, necesită un depozit de active IT care să conțină toate informațiile necesare pentru a urmări și controla activele IT. De asemenea, ar trebui furnizată și implementată integrarea instrumentului de automatizare a procesului de management al activelor IT cu alte sisteme, cum ar fi sistemul de automatizare a achizițiilor/aprovizionării, sistemul contabil, sistemul HR și sistemul ITSM.
Pentru IMM-urile, practicile de management al activelor IT pot să nu fie la fel de incluzive și de impact în multe departamente dintr-o organizație. Cu toate acestea, activele IT trebuie, de asemenea, monitorizate, gestionate de risc, calculele financiare necesare pentru utilizarea resurselor și alocarea bugetului și informații despre locația activelor IT trebuie luate în considerare. Practicile de management al activelor IT pentru întreprinderile mici ar trebui să permită organizației să obțină informațiile necesare despre activele IT pe care organizația le deține, să gestioneze activele online și offline și să planifice dezvoltarea viitoare, ținând cont de costurile financiare așteptate. Toate sarcinile de gestionare a activelor IT trebuie rezolvate eficient, în timp util, ținând cont de resursele de muncă implicate ale personalului IT.
Organizația Internațională pentru Standardizare (ISO) conține un set de standarde pentru gestionarea activelor software IT. ISO 19770 constă din 4 părți principale:
Aceste standarde ajută organizațiile să înțeleagă cele mai bune practici de management al activelor IT și să colecteze și să proceseze datele necesare proceselor de management al activelor IT.
În 2018, un grup de experți ruși ITAM și-au unit în mod voluntar eforturile și expertiza pentru a dezvolta Standardul rus de gestionare a activelor IT (GOST).
Ca bază pentru standard, s-a decis să se preia materialele din seria ISO 19770, să le traducă și, ulterior, să se completeze și să perfecționeze materialul ținând cont de specificul rusesc și de experiența experților ruși ITAM și de a crea o sursă rusă de cunoștințe despre managementul activelor IT.
Primul, dar foarte important pas a fost finalizat - a fost pregătită o versiune de lucru a Glosarului rus ITAM privind managementul activelor IT.
Glosarul este deschis și public: http://itsmforum.ru/upload/medialibrary/d07/d07b715f3ce9293a4947a5df91e0fcc9.pdf
În viitor, acești termeni au fost folosiți în traducerea și pregătirea textului principal al standardului ISO 19770-1.
Comitetul ITAM al organizației non-profit itSMF Rusia, este o asociație non-profit lider de experți ruși în domeniul managementului activelor IT, care și-au combinat eforturile pentru a dezvolta un glosar ITAM, au luat inițiativa de a începe un proiect pentru traduceți ISO-19770-1 în rusă și, ulterior, dezvoltați textul GOST rusesc în conformitate cu managementul activelor IT. Le rugăm tuturor celorlalți experți ruși ITAM să folosească și să se bazeze pe termenii din acest glosar în munca lor. Propunerile de revizuire și extindere a Glosarului sunt acceptate de comitetul ITAM al itSMF [ [1] ].
Comitetul ITAM itSMF organizează evenimente regulate din 2012 pe diverse teme din zona ITAM:
• 02 octombrie 2020, ITAM&SAMday-2020;
• 20 martie 2020, ITAM&SAMday-2019;
• 22 martie 2018, ITAM&SAMday-2018;
• 22 martie 2017, SAMday-2017;
• 19 aprilie 2017, „Experienta si practica in identificarea activelor IT”;
• 26 mai 2016, „IT, contabilitate și finanțatori – cum să trăiești în unire și armonie?”;
• 27 aprilie 2016, „Corporate IT Management: From ‘Best’ Practices to Essential Practices”;
• 23 martie 2016, SAMday-2016;
• 2 decembrie 2015, „ITAM: Managementul achizițiilor și contractelor. Metodologie și experiență practică”;
• 27 mai 2015, „Contabilitatea și controlul activelor IT: sarcini și practică”;
• 5 martie 2015, „Gestionarea activelor IT este un aspect al controlului costurilor și al optimizării bugetului IT. Metodologie și experiență practică”;
• 28 februarie 2012, „Active IT – ce sunt și cum să le administrăm?”.
Mai multe informații despre evenimentele itSMF ITAM pot fi găsite pe site-ul itSMF: http://www.itsmforum.ru/events/
IBPL ( IAITAM Best Practice Library ) - Biblioteca de experiență mondială în managementul activelor IT (12 cărți)
IAITAM (International Association IT Asset Managers ) - International Association of IT Asset Management Practitioners:
• Fondată în 2002;
• Organizații și persoane fizice;
• Experiență practică în managementul activelor IT (toate aspectele, ciclul de viață și procesele, luând în considerare toate industriile);
• Instruire, certificare, bază de cunoștințe.
Misiunea IAITAM :
Cunoștințe : A fi prima sursă de cunoștințe despre managementul activelor IT (la nivel mondial);
Recomandări : Ajută managerii de active IT și ridică nivelul de maturitate din industrie „Bune practici ITAM”;
Linie de activitate : Pentru a oferi cunoștințe profesioniștilor, consumatorilor și furnizorilor.
Cărți IBPL (procese IAITAM):
1. Managementul Achizițiilor - Managementul achizițiilor;
2. Identificarea activelor - Contabilitatea activelor IT;
3. Managementul Eliminarii - Managementul eliminarii;
4. Comunicare și educație - Comunicații și educație;
5. Managementul Legislației - Legislație;
6. Managementul conformității - Managementul conformității;
7. Managementul politicilor - Managementul politicilor;
8. Management financiar - Management financiar;
9. Managementul documentației - Managementul documentației;
10. Management de proiect - Management de proiect;
11. Managementul furnizorilor - Managementul furnizorilor;
12. Program Management - program ITAM.
Programul de management al activelor IT (programul ITAM)
• Obiectivul programului - Să reunească și să definească misiunea, strategia, scopurile, obiectivele, metricile, prioritățile activităților și eforturile de management al activelor IT pentru întreaga organizație;
• Programul ITAM este o activitate gestionată centralizată în care toate activitățile sunt definite, implementate în viața companiei, controlate și gestionate;
• Programul ITAM - include toate domeniile de proces ale managementului activelor IT;
• Manager ITAM – prioritizează proiectele și sarcinile legate de ITAM pe baza aspectelor cheie ale afacerii.
Goluri
Planificarea și gestionarea întregului ciclu de viață al tuturor activelor IT dintr-o organizație:
● maximizarea valorii;
● controlul costurilor;
● gestionarea riscurilor;
● oferi suport de decizie pentru achiziționarea, reutilizarea, dezafectarea și eliminarea activelor IT;
● să respecte cerințele de reglementare și contractuale.
Acoperire
● Date fiabile despre ceea ce are organizația pentru a putea gestiona și rezolva problemele organizației;
● Fonduri pentru gestionarea corectă a activelor IT în conformitate cu politicile și reglementările și luând în considerare costurile și riscurile acceptabile;
● Integrați ciclul de viață al activelor IT cu alte practici pentru a obține o eficiență și o eficiență mai mare a costurilor.
Procese:
1. Gestionați abordarea generală a managementului activelor IT.
2. Managementul și contabilitatea ciclului de viață al activelor IT.
3. Controlul, auditul și analiza activelor IT.
Echipă
Autor principal: Stephane Joret.
Co-autori: Andrey Boganov, Sherry Irwin, Jan Øberg.
Recenzători: Graham Heard, Roman Zhuravlev.
Link-uri interne