| Cum să punem lucrurile în ordine. Arta productivității fără stres | |
|---|---|
| A face lucrurile: Arta productivității fără stres | |
| coperta cărții How to Get Things Done | |
| Autor | David Allen |
| Gen | Afaceri |
| Limba originală | Engleză |
| Original publicat | 2001 |
| Interpret | Julia Konstantinova |
| Editor | Mann, Ivanov și Ferber |
| Eliberare | 2015 |
| Pagini | 416 |
| Purtător | carte , dosar |
| ISBN | 978-5-00057-691-5 |
Getting Things Done , GTD (tradus din engleză - „aducerea lucrurilor la finalizare”, dar mai des și incorect - „cum să pună lucrurile în ordine”) - o tehnică de îmbunătățire a eficienței personale creată de David Allen și descrisă de acesta în cartea lui cu același nume, prima ediție care a fost publicată în 2001 și a fost tradusă în 23 de limbi [1] .
GTD se bazează pe principiul că o persoană ar trebui să-și elibereze mintea de a-și aminti sarcinile curente (există excepții în cazurile în care mai multe sarcini pentru proiecte diferite sunt interconectate), transferând sarcinile în sine și mementourile lor pe un mediu extern. Astfel, mintea umană, eliberată de memoria a ceea ce trebuie făcut, se poate concentra asupra îndeplinirii sarcinilor în sine, care trebuie clar definite și formulate în prealabil („care este următoarea acțiune de întreprins?”).
Revista Time a numit Getting Things Done „cea mai bună carte de afaceri a deceniului” [2] , metoda a primit recenzii pozitive în The Guardian [3] , BBC News [4] , CNN [5] și o serie de alte publicații binecunoscute .
În managementul timpului, prioritățile joacă de obicei un rol central. În contrast, Allen sugerează alte 2 elemente - control și viziune. Pentru a le implementa, Allen folosește trei modele de bază:
Primul model principal este managementul fluxului de lucru , folosit pentru a prelua controlul asupra tuturor sarcinilor și sarcinilor. Gestionarea fluxului de lucru constă din cinci faze (consultați secțiunea Principii pentru mai multe detalii ):
Allen folosește analogia „înălțimii de zbor” pentru a ilustra al doilea său model principal, modelul de revizuire a muncii pe șase niveluri , pentru a pune sarcinile și sarcinile în perspectivă. Linie crescătoare:
Ridicându-se la o vedere de ochi de pasăre, toată lumea poate lua în considerare „imaginea de ansamblu” a treburilor lor.
Allen recomandă o revizuire săptămânală a diferitelor niveluri. Perspectiva obținută din aceste recenzii vă permite să gestionați prioritățile personale, care, la rândul lor, prioritizează dacă și când să finalizați anumite sarcini și sarcini colectate în timpul procesului de gestionare a fluxului de lucru. În timpul revizuirii săptămânale, o persoană analizează contextele sarcinilor și le pune în liste adecvate. Exemple de grupare a sarcinilor similare sunt realizarea unei liste de apeluri telefonice necesare sau a unei liste de comisioane care trebuie efectuate la Centru. Regulile pentru formarea listelor contextuale pot fi determinate de prezența unui instrument sau de prezența unei persoane/grup cu care trebuie discutat sau introdus ceva.
Allen subliniază că primele două modele sunt suficiente pentru a obține control și viziune în majoritatea sarcinilor și proiectelor. Cu toate acestea, există unele cazuri care necesită mai multă gândire și reflecție. Pentru aceasta, se utilizează al treilea model principal - metoda naturală de planificare . În timp ce managementul fluxului de lucru are un „ accent orizontal ” pe finalizarea sarcinilor individuale, metoda naturală de planificare are un „ accent vertical ” pe planificarea proiectelor și gândirea prin subiecte. Modelul de planificare constă din 5 etape:
GTD facilitează acest proces bazat pe stocarea, urmărirea și utilizarea informațiilor detaliate legate de sarcina efectuată. Allen a sugerat că multe dintre eșecurile pe care le întâlnim s-au datorat unei planificări „inițiale” insuficiente (adică atunci când era încă clar ce trebuia realizat și ce acțiuni specifice erau necesare pentru a-l realiza). Este important să gândim înainte, creând o secvență de acțiuni care pot fi finalizate fără a reveni la planificare. Allen susține că „sistemul de memento” al minții noastre este ineficient și rareori ne amintește ce ar trebui și ce putem face în acest moment și în acest loc. Prin urmare, informațiile despre „următoarele acțiuni specifice” care sunt legate contextual de acest moment și loc pot servi ca suport extern care ne asigură că ne dăm mementourile potrivite la momentul potrivit. Deoarece GTD se bazează pe păstrarea înregistrărilor suplimentare, poate fi considerată ca o implementare a teoriilor științifice ale cunoașterii distribuite (cunoașterea distribuită) și ale minții extinse (mintele extinse).
Scurtă descriere a GTD din cartea lui Allen, Gata pentru orice:
Scoate totul din cap. Luați decizii cu privire la acțiunile necesare atunci când apare un caz, nu atunci când trebuie să fie avortat. Organizați note de memento despre proiectele și activitățile planificate în funcție de categoriile corespunzătoare. Mențineți acest sistem, adăugați-l și revizuiți-l suficient de des pentru a avea încredere chiar și în alegerea dvs. intuitivă de acțiune (sau nicio acțiune) în viitor.
Principiile de bază ale GTD:
Productivitatea fără stres începe cu procesul de limpezire a minții, care constă în a repara tot ceea ce este mai mult sau mai puțin important pe hârtie sau pe alt suport - în ceea ce Allen numește un coș de gunoi : o căsuță fizică pentru primirea mesajelor, o căsuță poștală electronică , un înregistrator de voce . , un laptop , un PDA , sau combinația lor. Concluzia este să scoți totul mai mult sau mai puțin important din cap pe un mediu convenabil pentru procesare ulterioară. Toate cărucioarele trebuie golite (procesate) cel puțin o dată pe săptămână. Allen nu insistă asupra vreunei metode specifice de colectare, dar subliniază importanța golirii regulate a gunoiului. Orice locație de stocare (fizică, e-mail, casetofon, laptop, PDA etc.) este acceptabilă atâta timp cât este manipulată în mod regulat.
Coșul este procesat strict conform următorului algoritm.
Dacă acțiunea durează mai puțin de două până la cinci minute, trebuie făcută imediat. Regula celor două minute se bazează pe timpul aproximativ necesar pentru amânarea oficială a unei acțiuni.
Pentru a ține evidența articolelor care așteaptă atenție, Allen recomandă utilizarea unui set de liste.
Calendarul este important pentru a ține evidența programărilor și misiunilor; totuși, Allen recomandă ca calendarul să fie rezervat doar pentru lucrurile care trebuie făcute la o anumită dată, sau pentru întâlniri și comisioane cu o oră și un loc stabilite. Și lucrurile ar trebui înregistrate în listele cu următoarele acțiuni, și nu în calendar.
Ultima componentă cheie de organizare a GTD este sistemul de documente. Sistemul de documente ar trebui să fie ușor, simplu și interesant. Chiar și o singură bucată de hârtie, dacă este necesară pentru referință, ar trebui să obțină propriul folder dacă folderele disponibile nu sunt potrivite pentru aceasta. Allen oferă un sistem de stocare a documentelor unidimensional, organizat alfabetic, pentru a prelua rapid și ușor informațiile de care aveți nevoie.
Listele de sarcini și mementourile vor fi de puțin folos, cu excepția cazului în care revizuiți cel puțin zilnic sau cât mai des posibil. Având în vedere timpul, energia și resursele disponibile în acest moment, găsiți cea mai importantă sarcină care poate fi realizată imediat și finalizați-o. Dacă aveți obiceiul de a amâna , veți ajunge să faceți sarcini ușoare și să le evitați pe cele dificile. Pentru a rezolva această problemă, puteți face acțiuni din listă una câte una, similar cu modul în care este procesat coșul. GTD cere să existe cel puțin o revizuire săptămânală a tuturor activităților, proiectelor și elementelor „amânate” pentru a se asigura că toate sarcinile noi sau evenimentele viitoare sunt introduse în sistem și că totul este actualizat.
Orice sistem organizațional nu are valoare dacă petrece prea mult timp organizând sarcini în loc să le ducă la bun sfârșit fizic. După cum susține David Allen, dacă un astfel de sistem este simplificat pentru a efectua acțiunile necesare, atunci persoana va fi mai puțin probabil să le întârzie sau să „supraîncărcate” cu prea multe „bucle deschise”.
Allen sugerează să-și organizeze documentele într-un sistem numit „43 de foldere”. Sunt utilizate douăsprezece dosare, câte unul pentru fiecare lună, iar alte 31 de dosare sunt folosite pentru fiecare zi din următoarele 31 de zile. Dosarele sunt organizate pentru a ajuta la reamintirea utilizatorului de activitățile care trebuie făcute în acea zi.
Allen menționează în cartea sa că este mai bine să folosiți foldere pentru căutarea și structurarea ușoară a informațiilor, astfel încât toate documentele legate de un singur proiect să fie într-un singur loc. Acest lucru vă permite să găsiți rapid documentele de care aveți nevoie. Chiar dacă un singur document aparține proiectului, este mai bine să îl puneți într-un folder, deoarece pot apărea noi documente pe această temă.
Allen a descris software-ul ca fiind o componentă utilă și esențială pentru implementarea GTD. Include aplicații de conturare digitală, brainstorming și management de proiect. Cu toate acestea, în 2001 s-a plâns de lipsa generală a „instrumentelor bune de „gestionare a proiectelor””, sugerând că „... în următorii ani vor exista aplicații mai puțin structurate și mai funcționale bazate pe principiile pe care le gândim și le planificăm în mod natural. " .
În conformitate cu această predicție, mai târziu a avut loc o „explozie virtuală” a GTD - până în aprilie 2008 , elementele principale ale sistemului GTD acceptau deja peste 100 de aplicații. În prezent, aceste instrumente variază de la simple manageri de liste până la servicii web cu mai mulți utilizatori, gratuite și comerciale, pentru toate platformele și dispozitivele populare. O mare parte din acest software automatizează sau îmbunătățește procesele de colectare, procesare, organizare, revizuire și acțiune.
Unele dintre aceste aplicații sunt Zim cu pluginul TaskManager, Things , Todoist , Remember The Milk , OmniFocus , MyLifeOrganized , LeaderTask și TaskCracker for Outlook .