Munca de birou este o activitate care asigură documentarea, fluxul de lucru, stocarea operațională și utilizarea documentelor [1] .
Conceptul de „muncă clericală este activitatea asociată cu crearea de documente și lucrul cu acestea în diverse instituții. De-a lungul timpului, munca de birou se dezvoltă activ ca cea mai importantă componentă a activităților aparatului de management al oricărei organizații sau autorități de stat și administrație locală, deoarece toate problemele principale și actuale ale activităților lor sunt consemnate în documente.
Agenția Federală de Arhivă coordonează întregul sistem de lucru de birou și oferă suport metodologic participanților săi: elementele de bază ale muncii de birou și fluxul de documente sunt sub jurisdicția acestui departament. Elaborarea formularelor de document în sine este realizată de Agenția Federală pentru Reglementare Tehnică și Metrologie (cunoscută ca Gosstandart) .
Cadrul legal de reglementare pentru munca de birou și gestionarea documentelor include: Constituția Federației Ruse, legile constituționale federale, acte juridice codificate, legi federale, precum și statut - decrete ale Președintelui Federației Ruse, decrete ale Guvernului ale Federației Ruse , actele juridice de reglementare ale organelor executive federale care dezvoltă și specifică normele legilor relevante, determină mecanismele de implementare și aplicare a acestora.
În practică, o atenție deosebită trebuie acordată:
Statele Unite ale Americii au avut o contribuție semnificativă la dezvoltarea sistemului de lucru de birou. Competența lor include lucrări de cercetare în domeniul managementului și arhivării documentelor.
Pentru a desfășura munca de birou în organizațiile moderne, poate fi creat un serviciu de birou - o unitate structurală căreia îi este încredințată funcțiile de efectuare a muncii de birou, precum și persoane responsabile cu efectuarea muncii de birou în alte departamente ale organizației [2] .
În diverse organizații, instituții, autorități publice și autoguvernare locală, serviciul de birou poate fi numit diferit: management de caz; Departamentul comun; birou; secretariat etc.
Scopul serviciului de birou este de a organiza, întreține și îmbunătăți sistemul de lucru de birou pe baza unei politici unificate și a actelor locale interne ale organizației folosind tehnologii informaționale moderne în lucrul cu documente [3] , precum și îndrumări metodologice și controlul respectării procedurii stabilite de lucru cu documentele în diviziile structurale.
Afacerea este împărțită în trei etape:
Compoziția documentelor organizatorice și administrative din Rusia este determinată în conformitate cu Clasificatorul All-Russian al Documentelor de Management ( OKUD ). Recomandările generale pentru documentarea activităților de management și organizarea muncii cu documente în Rusia sunt stabilite de standardul național al Federației Ruse GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru documente” [4] .
Circulația documentelor - activitatea de organizare a mișcării documentelor în întreprindere din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea execuției: trimitere de la organizație și (sau) trimitere la arhivă.
Fluxul documentelor reprezintă deplasarea documentelor din momentul în care sunt primite sau create până la finalizarea executării, trimiterii sau livrării în cauză. Există trei fluxuri principale de documentare:
Documentele primite de organizație trec prin:
Toate documentele secrete trec prin divizii speciale ale întreprinderilor sau departamentelor. Contabilitatea și gestionarea documentelor se efectuează conform unor reguli speciale, în Rusia este reglementată de legea „Cu privire la secretele de stat ” [5] .
Automatizarea fluxului de documente secrete și a muncii de birou în unitățile de regim secret se realizează folosind programul sistemului automatizat de muncă secretă de birou (AS SDP) [6] .
În unele organizații, a fost introdus un sistem de procesare electronică a documentelor și schimb de documente între departamente (destinatari interni).
Pentru a organiza gestionarea electronică a documentelor , pe serverul organizației este creată o bază de date , unde sunt stocate toate documentele create. Accesul la baza de date se realizează printr-un browser (de regulă, suportul pentru browser este determinat de dezvoltatorul interfeței create ). Accesul este posibil atât prin rețeaua locală (internă), cât și prin Internet (externă).
Documentele sunt salvate sau încărcate în dosare specifice organizației dedicate. Dosarele sunt distribuite în funcție de structura ierarhică a unității organizatorice.
O persoană înzestrată cu drepturile corespunzătoare are dreptul de a crea, modifica, șterge documentele create.