Ciclul de viață al documentelor în gestionarea înregistrărilor se referă la următoarele etape din „durata de viață” a unui document: de la crearea acestuia până la stocare (într-o arhivă) sau distrugere. Deși există diverse modele de ciclu de viață a documentelor, toate implică crearea sau preluarea, manipularea și ștergerea [2] .
Faza de gestionare a documentelor din ciclul de viață al documentului constă în creare, clasificare, circulație și ștergere. Crearea are loc în timpul primirii de informații sub forma unui document. Documentele sau informațiile lor sunt clasificate într-un sistem logic. Pe măsură ce documentele sunt folosite (circulate), acestea necesită întreținere. Ștergerea include distrugerea sau transferul într-o arhivă pentru utilizare ulterioară.
Urmează o a doua fază, de arhivă, constând în selectarea sau primirea documentelor de către arhive, descrierea documentelor în aparatul contabil, aparatul de căutare și păstrarea documentelor sau, eventual, a informațiilor documentate. Cercetătorii și oamenii de știință pot continua să se refere și să utilizeze informațiile conținute în documente.
În anii 1930, Emmett Leahy de la Arhivele Naționale din SUA a jucat un rol major în dezvoltarea unui program de determinare a ciclului de viață al documentelor de la crearea și utilizarea până la distrugerea eventuală sau depozitarea arhivelor. Richard Berner de la Universitatea din Washington a propus un obiectiv unificat pentru managementul înregistrărilor și arhivelor: „utilizarea și administrarea responsabilă a înregistrărilor conducând fie la distrugerea autorizată, fie la păstrarea și administrarea arhivelor”.
Profesiile de gestionare a înregistrărilor și arhive, deși distincte unele de altele, lucrează, fără îndoială, către același scop: gestionarea eficientă a informațiilor documentate în toate etapele continuumului, de la creare până la eliminare. Gestionarea eficientă a informațiilor documentate (ceea ce Berner numește „utilizarea responsabilă și administrarea înregistrărilor”) necesită o comunicare constantă între managerul de înregistrări și arhivar pentru:
Ulterior contribuții importante au fost aduse de Frank Upward și dezvoltarea sa a modelului continuum de documente .
Sistem de management al documentelor