Sistem de management al documentelor

Document management system , DMS , DMS ( ing.  Document management system ) - un sistem informatic (sau un set de programe de calculator ) folosit pentru a urmări și stoca documente electronice și/sau imagini (imagini și alte artefacte ) ale documentelor pe hârtie. Sistemele de management al documentelor (DMS) sunt de obicei considerate ca o componentă a sistemelor de management al conținutului întreprinderii (ECMS), un tip de sisteme de management al conținutului (CMS).

În general, sistemele de management al documentelor (DMS) oferă stocare, versiuni , etichetare metadate și securitate în ceea ce privește documentele, precum și capabilități avansate de indexare și căutare a documentelor.

Servicii DMS

Metadate

Metadatele sunt de obicei stocate pentru fiecare document. Metadatele, de exemplu, pot include data la care documentul a fost introdus în depozit și identificatorul utilizatorului care a efectuat această acțiune. De asemenea, DMS poate extrage automat metadate din document sau poate solicita utilizatorului să le introducă. Unele sisteme oferă un serviciu OCR pentru documente scanate sau extrag text din documente electronice. Folosind textul extras, sistemul vă permite să căutați un document după cuvinte cheie din document.

Integrare

Multe sisteme de gestionare a documentelor încearcă să integreze funcția de gestionare a documentelor direct în diverse aplicații, permițând utilizatorului să preia un document direct din depozitul sistemului de management al documentelor, să facă orice modificări și să-l salveze înapoi în depozit ca o versiune nouă, totul într-o singură versiune. aplicație, fără a o părăsi. Această integrare este disponibilă în principal pentru suitele de birou și clienții de e-mail sau software-ul conceput pentru lucrul în grup/echipă. Integrarea implică de obicei utilizarea standardelor deschise, cum ar fi: ODMA, LDAP , WebDAV și SOAP .

Captură

Digitalizarea documentelor pe hârtie folosind scanere și MFP . Software-ul OCR este adesea folosit pentru a converti imaginile digitale în text care poate fi citit de mașină.

Indexare

Indexarea oferă posibilitatea de a clasifica documentele prin intermediul metadatelor și al unui index de dicționar al textului extras din document. Indexarea există în primul rând pentru a sprijini capabilitățile avansate de căutare a documentelor. Una dintre principalele condiții pentru o căutare rapidă și de înaltă calitate este crearea unui index de documente.

Seif

Stochează documente electronice. Stocarea documentelor include și gestionarea acelorași documente pe care le stochează. De asemenea, stocarea asigură migrarea de pe un mediu pe altul și integritatea datelor.

Stocarea documentelor poate fi atât stocare de fișiere, cât și stocare sub forma unui DBMS (bază de date). La rândul său, stocarea documentelor în SGBD poate fi produsă atât într-o singură bază de date (unică), cât și în baze de date separate.

Cerințe de reglementare

Principalele cerințe de reglementare pentru sistemele de management al documentelor ale organizațiilor includ:

Vezi și

Note

  1. ↑ Legea federală din 29 decembrie 1994 N 77-FZ „Cu privire la copia obligatorie a documentelor” (cu modificări și completări) | GARANTIE . base.garant.ru . Preluat la 19 mai 2021. Arhivat din original la 22 martie 2012.
  2. ↑ Legea federală din 04.06.2011 N 63-FZ „Cu privire la semnătura electronică” (cu modificări și completări) | GARANTIE . base.garant.ru . Preluat la 19 mai 2021. Arhivat din original la 19 mai 2021.
  3. ↑ Ordinul Agenției Federale de Arhivă din 20 decembrie 2019 N 236 „Cu privire la aprobarea Listei documentelor administrative standard de arhivă generate în cursul activităților organelor de stat, administrațiilor locale și organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare a acestora” | GARANTIE . base.garant.ru . Preluat la 19 mai 2021. Arhivat din original la 19 mai 2021.
  4. ↑ Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 31 martie 2015 N 526 „Cu privire la aprobarea regulilor de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în stat autorități, administrații și organizații locale” | GARANTIE . base.garant.ru . Preluat la 19 mai 2021. Arhivat din original la 19 mai 2021.
  5. ↑ GOST R 7.0.97-2016 Sistemul de standarde pentru informare, biblioteconomie și editare (SIBID). Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare . Preluat la 19 mai 2021. Arhivat din original la 19 mai 2021.
  6. ↑ GOST R ISO 15489-1-2019 SIBID. Informații și documentații. Managementul documentelor. Partea 1. Concepte și principii . Preluat la 19 mai 2021. Arhivat din original la 19 mai 2021.
  7. ↑ GOST R ISO 30300-2015 SIBID. Informații și documentații. Sisteme de management al documentelor. Fundamente și Vocabular . Preluat la 19 mai 2021. Arhivat din original la 19 mai 2021.
  8. ↑ GOST R 7.0.101-2018 / ISO 30301:2011 Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și editare. Informații și documentații. Sisteme de management al documentelor. Cerințe . Preluat la 19 mai 2021. Arhivat din original la 19 mai 2021.
  9. ↑ GOST R ISO 23081-1-2008 SIBID. Procese de management al documentelor. Metadate pentru documente. Partea 1. Principii . Preluat la 19 mai 2021. Arhivat din original la 19 mai 2021.
  10. ↑ GOST R 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 Informare și documentare. Analiza proceselor de lucru din punct de vedere al managementului documentelor . Preluat la 19 mai 2021. Arhivat din original la 19 mai 2021.
  11. ↑ GOST R 53898-2013 Sisteme electronice de gestionare a documentelor. Interacțiunea sistemelor de management al documentelor. Cerințe tehnice pentru un mesaj electronic . Preluat la 19 mai 2021. Arhivat din original la 19 mai 2021.
  12. ↑ GOST R 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 Informații și documentații. Evaluarea riscurilor pentru procesele și sistemele documentelor . Preluat la 19 mai 2021. Arhivat din original la 19 mai 2021.
  13. ↑ GOST R ISO 11442-2014 Documentație tehnică pentru produse. Managementul documentatiei . Preluat la 19 mai 2021. Arhivat din original la 19 mai 2021.
  14. ↑ GOST R ISO / TS 10303-1297-2012 Sisteme de automatizare a producției și integrarea acestora. Prezentarea datelor despre produse și schimbul acestor date. Partea 1297. Modulul de aplicație. Gestionarea documentelor conform protocolului de aplicare PP239 . Preluat la 19 mai 2021. Arhivat din original la 19 mai 2021.
  15. ↑ Ordinul Arhivei Principale a URSS din 25 mai 1988 Nr. 33 Sistemul de Management al Documentației de Stat (GS DOU) . Preluat la 19 mai 2021. Arhivat din original la 19 mai 2021.
  16. ↑ Ordinul Agenției Federale de Arhivă din 11 aprilie 2018 N 44 „Cu privire la aprobarea modelului de instrucțiuni pentru documentele în organizațiile de stat” | GARANTIE . base.garant.ru . Preluat la 19 mai 2021. Arhivat din original la 19 mai 2021.
  17. ↑ Ordinul Ministerului Dezvoltării Digitale, Telecomunicațiilor și Mass-media al Federației Ruse și al Serviciului Federal de Securitate al Federației Ruse din 04.12.2020 N 667/233 „Cu privire la aprobarea cerințelor pentru cooperarea organizatorică și tehnică între organele de stat și stat Organizații” | GARANTIE . base.garant.ru . Preluat la 19 mai 2021. Arhivat din original la 19 mai 2021.