Un fax virtual este un număr virtual care primește mesaje fax și apoi le procesează și le redirecționează către e- mailul proprietarului . Un birou nu are nevoie de un fax fizic pentru a opera un fax virtual, este suficient să folosești serviciul „fax virtual” al unei companii de telecomunicații.
Companiile de telecomunicații pot oferi un serviciu de „fax virtual” împreună cu servicii precum numărul virtual și biroul virtual . Un client care dorește să utilizeze un fax virtual primește un număr pe care îl publică ca număr de fax. Toate mesajele fax care ajung la acest număr sunt procesate pe serverul vânzătorului de servicii și apoi trimise la e-mailul clientului. Astfel, proprietarul unui fax virtual își poate citi mesajele de pe orice computer și, dacă este necesar, poate imprima documentele necesare pe imprimantă .
Deoarece faxul virtual nu este legat de o linie telefonică obișnuită, acesta poate primi orice număr de mesaje în același timp. Toate faxurile sunt stocate într-o cutie electronică și astfel formate într-o arhivă electronică.
De asemenea, adesea serviciul „fax virtual” include funcția de trimitere a mesajelor, se realizează prin e-mail. În acest caz, destinatarul nu poate determina cum a fost trimis mesajul.
Faxul virtual poate fi utilizat: