Birou virtual (din engleză virtual office ) - un termen pentru serviciile colective de birou, care includ adesea adresa comercială a organizației pentru primirea corespondenței, servicii de redirecționare a corespondenței , număr de telefon virtual , mesaje de fax și servicii suplimentare pentru deservirea apelurilor primite, servicii de secretariat , web găzduire și închiriere de săli de conferințe și săli de conferințe pentru întâlniri de afaceri. „Birou virtual” este, de asemenea, un termen general pentru a descrie un mediu care permite unei echipe de angajați să desfășoare afaceri în mod eficient., folosind exclusiv capacităţile de comunicare ale Internetului . [unu]
Este discutabil faptul că Servcorp a fost primul care a introdus industria și termenii „birou virtual” și „oficiu deservit” în 1978, totuși, Chris Kern susține că a creat neologismul „birou virtual” pentru un articol de revistă, publicat în 1983 . [2] [3]
Termenul nu este stabilit. De exemplu, unii furnizori de servicii de „birou virtual” oferă servicii corporative sau externalizate suplimentare , cum ar fi servicii de secretariat corporativ, contabil sau juridic . Companiile de înmatriculare străine oferă, de asemenea, servicii de înregistrare și adresă poștală, telefon și fax.
Alți furnizori oferă în principal infrastructură IT pentru lucrul de la distanță al echipelor de birouri distribuite. În acest caz, „biroul virtual” poate include: un canal securizat pentru ca angajații să acceseze sistemele companiei, găzduind aceste sisteme, sistemele IT în sine ( management documente , portal , CRM , ERP ) și altele.
Companiile achiziționează un „birou virtual” pentru a obține un instrument eficient și ieftin de comunicare cu clienții din orașul lor de reședință, creând imaginea unei companii locale sau pentru a-și îmbunătăți imaginea cu o adresă de prestigiu în cartierele de afaceri ale orașelor precum New . York , Londra sau Hong Kong . De exemplu, o firmă poate achiziționa un „număr virtual” cu codul 212 și o adresă poștală a orașului New York pentru a da impresia că firma este situată în New York, când în realitate poate fi situată într-un alt oraș sau chiar în altă țară. .
Serviciul „birou virtual” include și un serviciu numit „număr virtual”. Acesta este numărul de telefon al țării și orașului selectat. Apelurile către acest număr pot veni către un telefon mobil sau fix , un dispozitiv SIP sau Skype . Fiind fizic într-o țară, poți folosi numărul altei țări.
Există un serviciu IP-PBX care vă permite să extindeți posibilitățile unui „birou virtual de telefonie”. Acesta este același număr virtual, dar cu funcții suplimentare. IP PBX vă permite să conectați un constructor IVR și o poștă vocală , să setați redirecționarea complexă a apelurilor , să urmăriți istoricul apelurilor, să înregistrați conversații . În plus, proprietarul IP-PBX poate crea o listă neagră de numere, precum și interceptarea apelurilor.
O altă componentă a unui birou virtual pe care o oferă multe companii de telecomunicații este un serviciu de fax virtual .
Pentru comoditate, companiilor li se pot oferi și oferte „pachet” pentru un birou virtual, care include adesea parametri precum: adresa reală și legală din oraș, un număr de telefon dedicat, redirecționarea apelurilor, primirea și procesarea corespondenței, servicii de secretariat și altele , ceea ce este mult mai convenabil, dacă nu există timp pentru a selecta opțiunile separat. [patru]
Deși un birou virtual este benefic în funcționare, are dezavantajele sale:
| Categorii de divizii de birouri ale organizațiilor | |
|---|---|
| Pe zone funcționale | |
| După proprietățile tehnologice | |