Document
Un document ( germană Dokument , mai departe de la latină documentum - eșantion, dovezi, probe ) este o informație înregistrată pe un suport material sub formă de text , înregistrare audio sau imagine cu detalii care permit identificarea acestuia.
În conformitate cu legislația rusă, un document este definit ca „un suport de materiale cu informații înregistrate pe el sub orice formă sub formă de text, înregistrare audio, imagine și (sau) o combinație a acestora, care are detalii care îi permit să fie identificat, și este destinat a fi transmis în timp și spațiu pentru uz public și depozitare” [1] .
Istoric și tipuri
În sens restrâns, document lat. documentum [2] este un purtător scris de informații , care atestă existența unor fapte de o anumită valoare. Într-un sens larg, atât cartea, cât și sculptura sunt documente.
De-a lungul istoriei, suporturile de informații s-au schimbat, ar putea fi hârtie, card perforat, film fotografic, CD, dischetă, bandă magnetică, tablete de lut, etc. Calculatoarele au fost utilizate pe scară largă pentru a automatiza procesarea documentelor încă din secolul al XX-lea .
Un tip important de documente sunt diverse certificate care confirmă identitatea unei persoane, apartenența acesteia la o organizație sau permisiunea de a se angaja în anumite activități.
În sistemele informaționale , pentru a răspunde nevoilor de regăsire a informațiilor , pe de o parte, un document este descris ca obiect material - un set de valori ale proprietăților sale (atribute, detalii), adică metadate ; pe de altă parte, conținutul informațiilor fixate pe acest obiect este descris - de regulă, cu ajutorul indicilor .
Un set de documente dedicate oricărei probleme, fenomen, proces, persoană, instituție etc., se numește documentație .
Înregistrarea informațiilor pe diverse medii conform regulilor stabilite se numește documentare și este un proces de creare și prelucrare a documentelor. La documentare, este necesar să se țină cont de legislația în vigoare , de competența autorului și să se respecte normele naționale de întocmire și prelucrare a documentului.
Totalitatea lucrărilor de documentare a activităților de conducere ale întreprinderilor și de organizare a circulației documentelor în acestea caracterizează termenul de „ muncă de birou ”. Responsabilitățile și autoritățile de responsabilitate ar trebui să fie clar definite și declarate.
Clasificarea documentelor
- Cu programare:
- documente organizatorice (carta, fisa postului, pozitie, personal, structura si personal);
- acte administrative (comandă, extras din ordin, ordin, instrucțiune, rezoluție, decizie);
- documente informative și de referință (act, protocol, memoriu, notă explicativă, notă, scrisoare, certificat);
- documente contabile și de decontare ( contabilitate ) (ordin de plată, factură, scrisoare de parcurs, act etc.). Trebuie întocmit un document contabil primar pentru fiecare tranzacție comercială efectuată de organizație (clauza 1, articolul 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-ФЗ „Cu privire la contabilitate” [3]) ;
- documentele normative din punct de vedere al normelor juridice reglementează principii generale, reguli sau caracteristici. Acoperă concepte precum standarde , norme, reguli, coduri de practică, reglementări și alte documente similare;
- alții.
- Până la momentul creației - primar și secundar ( rezumat , rezumat , recenzie etc.);
- După modul de producție - ciornă, alb, electronic, pictural, document scris de mână, dactilografiat, tipărit ( broșură , carte , revistă);
- După tipul de conținut - textual , iconic ( grafic ), ideografic ( diagrame , hărți , note ), audio , multimedia ;
- După modul de prezentare - electronic , pe hârtie ;
- După locul publicării - intern, extern;
- În direcția trimiterii - incoming, outgoing;
- După distribuție - publicat, nepublicat, nepublicat, intermediar;
- Dacă este necesar, mijloace tehnice - citibile de om, citibile de mașină;
- După nivelul de secretizare - neclasificat, secret , cu diferite niveluri de secret, confidențial etc.
Tipurile de procesare a documentelor sunt împărțite în semantice (traducere, rezumare, adnotare) și non-semantice (copiere, transfer, conversie într-o altă formă de prezentare).
Documentele conțin informații care reprezintă o resursă valoroasă și un element important al activității de afaceri. O abordare sistematică a gestionării documentelor create într-o întreprindere vă permite să creați o resursă de informații despre activitățile de afaceri, precum și să asigurați responsabilitatea tuturor părților interesate. După conținut, documentele se împart în științifice și tehnice (articole, cărți, brevete, rapoarte și descrieri tehnice), juridice (decrete, decrete, contracte etc.), de gestiune (comenzi, directive) etc.
Funcțiile documentului
Documentele pot îndeplini următoarele funcții:
- Informațional – este determinat de necesitatea documentării, stocării și furnizării informațiilor;
- Comunicativ – documentele sunt un mijloc de schimb de informații în timp și spațiu;
- orientarea documentelor într-o singură direcție (de sus în jos, de jos în sus);
- documente bilaterale;
- Social - constă în fixarea, conservarea și transmiterea directă a informațiilor sociale; fiecare document este semnificativ din punct de vedere social, deoarece a fost creat în vederea unei anumite nevoi sociale.
- Cultural - capacitatea unui document de a păstra și transmite tradițiile culturale, normele estetice, ritualurile acceptate în societate;
- Management - un document ca modalitate de gestionare a activităților;
- Juridic - documentul acționează ca o modalitate de fixare și (sau) modificare a normelor juridice și a raporturilor juridice;
- Istoric - documentul este o sursă istorică din momentul creației [4] .
Vezi și
Note
- ↑ Legea federală din 29 decembrie 1994 N 77-FZ (modificată la 8 iunie 2020) „Cu privire la copia obligatorie a documentelor”
- ↑ Max Vasmer. Dicționar etimologic al limbii ruse. Vol. 1, p. 523.
- ↑ Legea federală din 6 decembrie 2011 Nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate” . Preluat la 7 august 2021. Arhivat din original la 7 august 2021.
- ↑ Iliușenko, 1964 .
Literatură
- Vorobyov G. G. Document: analiză informaţională. — M .: Nauka, 1973.
- Ilyushenko MP Cu privire la problema funcțiilor documentului // Probleme de arhivare . - 1964. - S. 10-17.
Link -uri
- Document // Marea Enciclopedie Sovietică : [în 30 de volume] / cap. ed. A. M. Prohorov . - Ed. a 3-a. - M . : Enciclopedia Sovietică, 1969-1978.
 Dicționare și enciclopedii |
|
|---|---|
| În cataloagele bibliografice |