Sistem de automatizare a fluxului de lucru , sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) - un sistem automatizat multi-utilizator care însoțește procesul de gestionare a activității unei organizații ierarhice pentru a se asigura că această organizație își îndeplinește funcțiile. În același timp, se presupune că procesul de management se bazează pe documente care pot fi citite de om care conțin instrucțiuni pentru angajații organizației care sunt necesare pentru execuție.
Alocarea acestei categorii de sisteme automate (conceptul de flux de lucru ) este tipică pentru spațiul post-sovietic , clasele globale de software apropiate sunt sistemele de gestionare a înregistrărilor și sistemele ECM .
Fluxul documentelor - circulația documentelor într-o organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea execuției sau expedierii (GOST R 7.0.8-2013); complex de lucrări cu documente: recepție, înregistrare, distribuire, control al execuției, formarea dosarelor, păstrarea și reutilizarea documentației, lucrare de referință.
Managementul electronic al documentelor (EDM) este un mecanism unic de lucru cu documentele depuse în formă electronică, cu implementarea conceptului de „muncă de birou fără hârtie”.
Un document care poate fi citit de mașină este un document adecvat pentru citirea automată a informațiilor conținute în acesta, înregistrat pe suporturi magnetice, optice și alte suporturi de informații.
Un document electronic (ED) este un document creat folosind instrumente informatice de procesare a informațiilor care poate fi semnat cu o semnătură electronică (ES) și salvat pe un suport de mașină sub forma unui fișier de formatul corespunzător.
O semnătură electronică (ES) este un analog al unei semnături scrise de mână , care este un instrument de securitate a informațiilor care oferă capacitatea de a controla integritatea și de a autentifica documentele electronice.
Tehnologiile de automatizare pot fi utilizate în producerea de documente juridice, cum ar fi contractele de muncă și documentele de planificare patrimonială, potențial folosind o interfață online sau un arbore de decizie [1] . În marile firme de avocatură, sistemele de asamblare a documentelor sunt adesea folosite pentru organizarea muncii, de exemplu prin crearea unor termeni și condiții complexe și a primelor proiecte de acorduri de împrumut [2] [3] .
Odată cu liberalizarea pieței serviciilor juridice din Marea Britanie inițiată de Legea privind serviciile juridice din 2007 [4] , marile instituții și-au extins serviciile pentru a include asistența juridică pentru clienții lor [5] [6] . Majoritatea acestor companii folosesc un element de tehnologie de automatizare a documentelor pentru a oferi servicii juridice pentru lucrul cu documente prin Internet [7] . Acest lucru a fost văzut ca un prevestitor al unei tendințe spre comercializare, în care tehnologii precum automatizarea documentelor duc la „împachetarea” și puse la dispoziția publicului de pe piața de masă a unor volume mari de servicii juridice cu marjă redusă [8] [9] [10] .
Polițele și certificatele de asigurare, în funcție de tip, documentele de poliță pot avea și sute de pagini și conțin informații specifice despre asigurat. De obicei, în trecut, aceste pachete de documente de asigurare erau create prin a) tastând litere libere, b) adăugarea de broșuri pretipărite, c) editarea șabloanelor și d) personalizarea graficelor cu informațiile necesare, apoi sortarea și inserarea manuală a tuturor Informatia necesara. documente intr-un singur pachet si inaintat catre asigurat. Diverse documente incluse într-un pachet pot include următoarele tipuri de documente:
Adunarea unui pachet împreună poate necesita multă muncă. În majoritatea sistemelor de administrare a politicilor, sistemul creează un fel de declarație de politică ca punct de plecare, dar poate fi necesar să fie personalizat și completat cu alte materiale necesare.
Potrivit agenției International Data Corporation , la care face referire PC Week [11] , în 2012, costul companiilor pentru implementarea EDMS a crescut cu 20% față de 2011, iar volumul vânzărilor de produse software de circulație - cu 13%. Conform analizei agenției analitice TAdviser, prezentată în materialul Cnews [12] , piața rusă pentru EDMS (ECM) și servicii pentru implementarea lor în 2012 a fost de 25,6 miliarde de ruble, iar creșterea anuală a pieței este de la 20 la 35. la sută. Piața rusă include atât sisteme interne create în țară, cât și soluții bazate pe cel mai mare EDMS (în Occident se folosește abrevierea EDMS) și sisteme ECM (IBM Lotus - Notes, Microsoft SharePoint etc.).
Lider în numărul de proiecte implementate pentru implementarea EDMS este produsul Delo al companiei Electronic Office Systems (49 la sută din proiecte). Printre cele mai mari proiecte de implementare a sistemelor electronice de management al documentelor în sectorul comercial în perioada 2012-2013, revizuirea include implementarea Delo EDMS în Banca Centrală (60 mii utilizatori), implementarea EMC Documentum în Rostelecom (56 mii utilizatori). angajați), proiectul de implementare a DocsVision în Sberbank (50 de mii de utilizatori). Autorii revizuirii s-au referit la cei mai mari integratori EDMS, companiile Logic of Business , CROC Incorporated , InterTrust ( CompanyMedia ), EOS și toți partenerii săi (EDS Delo și EOS pentru Sharepoint), Parma-Telecom (bazat pe SAP/R3) și „ Holemont ” (bazat pe EDMS THEZIS ).
Conform raportului analitic al companiei DSS-Consulting din Sankt Petersburg (la care se referă IT-Bestsellers [13] ), cele mai implementate produse de pe piața internă EDMS includ următoarele: în ceea ce privește numărul de proiecte de implementare în 2012 - EDMS Delo (25,3% din proiecte), Directum (23,6%), DocsVision (13,3%), 1C: Document management (12,7%), CompanyMedia (5,9%); după numărul de stații de lucru - EDMS Delo (40,1%), CompanyMedia (17,5%), DocsVision (17,1%), Directum (8%). Un alt criteriu este numărul de implementări noi în 2012, în această poziție lideri fiind cinci produse - EDMS Delo (42,1%), Directum (28,2%), DocsVision (9,3%), ECM Logic (BOSS- Referent) (6,1%) și TEZA (4,3%).
În ceea ce privește sectorul public, conform raportului Ministerului Comunicațiilor și Comunicațiilor [14] , pe baza datelor dintr-un sondaj a 79 de departamente, în 2013, EDMS au fost introduse în 74 de organe executive federale, dintre care 4 organe (FSSP, Serviciul Federal de Taxe, Ministerul Culturii și Ministerul Transporturilor) utilizează mai multe sisteme diferite, iar 17 departamente sunt conectate la sistemele interdepartamentale de gestionare a documentelor electronice (23% din totalul organismelor), iar trei dintre ele sunt, de asemenea, conectate la elemente de guvernare electronică. Sistemele electronice de management al documentelor nu au fost introduse în FSTEC, FSB, SVR, Rosturism și Ministerul Afacerilor Interne.
Următoarele documente de reglementare definesc conceptele de bază și reglementează principalele prevederi în domeniul sistemelor de automatizare a fluxului de lucru: