Revizuire documentară
Un audit documentar (uneori doar o revizuire , din lat revisio - „re-look”) este cea mai completă formă de control financiar ulterior . Un audit documentar este înțeles ca un sistem de acțiuni de control pentru a verifica legalitatea și valabilitatea operațiunilor de afaceri ale organizației auditate, corectitudinea reflectării acestora în contabilitate și raportare .
Revizuirea documentară ca formă de control economic
Scopul unui audit documentar este de a monitoriza respectarea legii în implementarea operațiunilor comerciale, valabilitatea acestora, existența și circulația bunurilor și obligațiilor , utilizarea resurselor materiale și de muncă în conformitate cu normele, standardele și devizele aprobate .
Esența auditului constă în verificarea, prin aplicarea metodelor de control financiar, conform informațiilor contabile și economice documentate , a unui număr de aspecte controlate fără greș de către conducere, proprietarii unei entități economice, organele de stat .
Sarcinile principale ale revizuirii documentare
Principalele sarcini ale auditului documentar:
- Verificarea respectării disciplinei financiare ,
- Identificarea abuzurilor , condițiile de producere a acestora, elaborarea măsurilor de prevenire a abuzurilor,
- Verificarea disciplinei de performanță și evaluarea eficacității acțiunilor personalului de conducere al organizației,
- Cercetarea sistemului de control intern , creșterea eficienței funcționării acestuia.
- Verificarea corectitudinii organizarii si stabilirii contabilitatii.
- Verificarea legalității tranzacțiilor comerciale.
- Controlul securității proprietății.
- Identificarea cazurilor de cheltuieli ilegale, radieri de fonduri (materiale și monetare ).
- Verificarea calitatii documentelor contabile primare si a corectitudinii inregistrarilor contabile ,
- Verificarea corectitudinii definiției profitului și distribuției acestuia,
- Verificarea completității și oportunității decontărilor cu personalul ,
- Verificarea caracterului complet și oportunității decontărilor cu bugetul de stat .
Sarcinile unui audit documentar într-o formă extinsă pot fi puse în conformitate cu trei domenii principale de control financiar :
- Controlul conformității activității obiectului auditat cu reglementările (inclusiv cele locale).
- Controlul fiabilității contabilității și raportării.
- Monitorizarea eficienței utilizării resurselor și managementului capitalului .
Clasificarea revizuirilor documentare
- Un audit documentar poate fi complet sau parțial , adică acoperă unul sau mai multe aspecte ale activității obiectului auditat.
- Un audit documentar poate fi continuu , selectiv sau combinat . Cu un audit continuu, toate documentele primare sunt examinate. Cu un audit selectiv, o parte din documente, selectate aleatoriu sau conform principiului materialității, este supusă verificării. Cu o abordare combinată, documentele de anumite tipuri (de exemplu, comenzile în numerar) sunt studiate într-o ordine continuă, documentele de alte tipuri (de exemplu, foile de parcurs ) sunt luate în considerare selectiv.
- Un audit documentar poate fi contabil – efectuat numai de finanțatori – sau complex – implicând o gamă mai largă de specialiști (de exemplu, economiști , experți în mărfuri , tehnologi , ofițeri de personal )
- Un audit documentar poate fi planificat (numit în conformitate cu planul de lucru de control și audit al organismului de audit) sau brusc .
- Revizuirea documentară poate fi, în sfârșit, primară , suplimentară sau repetată . Auditul primar este efectuat de organul de control pentru prima dată pe aceste aspecte în perioada auditată. Se desemnează un audit suplimentar pentru a clarifica concluziile auditului primar, a căuta informații suplimentare cu privire la aspectele luate în considerare; efectuate de obicei de aceeași echipă de revizuire. Un al doilea audit este desemnat pentru a controla calitatea auditului primar și este realizat din nou pe aceleași probleme de către o alcătuire diferită a echipei de audit. Numirea unui al doilea audit este posibilă și dacă există obiecții motivate ale persoanelor auditate față de concluziile auditului primar.
Atribuțiile organelor de audit
Cadrul de reglementare
Auditorul este reprezentantul responsabil al organismului care efectuează auditul documentar. În perioada sovietică, drepturile și obligațiile auditorului erau determinate de:
- „Regulamente privind controlul departamental asupra activităților financiare și economice ale asociațiilor, întreprinderilor, organizațiilor și instituțiilor”, aprobate prin Decretul Consiliului de Miniștri al URSS din 02 aprilie 1981 nr. 325,
- Instrucțiunea-model a Ministerului de Finanțe al URSS din 14 septembrie 1978 nr. 85 „Cu privire la procedura de efectuare a auditurilor cuprinzătoare ale producției și activităților financiare și economice ale asociațiilor de producție ( combinelor ), întreprinderilor și organizațiilor economice efectuate de control. și aparatul de audit al ministerelor și departamentelor”.
În prezent, nu există acte juridice de reglementare unificate, adoptate la nivel central, privind organizarea activității de control și audit în Federația Rusă. Competențele organismelor de audit pot fi determinate de:
- în cazul controlului financiar de stat și departamental - prin reglementările ministerelor și departamentelor competente abilitate să exercite acest control;
- în cazul controlului corporativ și intern - prin cartele serviciilor de control intern relevante și alte reglementări locale ale entităților de afaceri.
Experților în domeniul organizării controlului de audit li se recomandă să prevadă următoarele drepturi și puteri ale auditorului în procesul de audit documentar.
Drepturile auditorului
- Verificați disponibilitatea reală a articolelor de inventar de la persoane responsabile din punct de vedere material , solicitați un inventar .
- Solicitați managerilor și funcționarilor să furnizeze toate documentele administrative ( comenzi , instrucțiuni , instrucțiuni) și primare , procese -verbale ale ședințelor, registre contabile , formulare de raportare .
- Solicitați explicații orale și scrise ale angajaților organizației, informații despre problemele apărute în timpul auditului. Întrebările pot fi adresate în scris.
- Sigilați sau confiscați documentele discutabile pentru a le asigura siguranța (în acest caz, este recomandabil să înlocuiți documentul confiscat cu o copie cu o notă despre cine, când și pe ce bază a confiscat documentul original și unde se află acum) .
- Solicitarea executării cererilor către contrapărți în numele organizației auditate cu privire la aspectele apărute în procesul de audit; reconcilierea acordurilor reciproce; furnizarea de copii ale documentelor.
- Inspectați șantierele de construcții , teritoriul, depozitele și alte incinte, sigilați seifurile , casieriile și casele de casă, depozitele, depozitele, arhivele , alte locuri de depozitare a obiectelor și documentelor de inventar, dacă este necesar.
- Implicați experți din organizații externe pentru audit.
- Implicați angajații organizației auditate în îndeplinirea sarcinilor de audit.
- În cazul în care sunt dezvăluite semne de infracțiuni , transferați la fața locului materialele de audit autorităților de anchetă , solicitați conducerii scoaterea imediată din muncă a persoanelor care au comis astfel de abuzuri.
- Utilizați sediul, mijloacele de comunicare și transport ale organizației auditate pentru a organiza activități de audit.
- Acceptați și luați în considerare cererile și reclamațiile angajaților organizației auditate.
- Determinați în mod independent metodele de auditare .
În procesul de audit, auditorul are dreptul de a utiliza toate metodele de verificare documentară și faptică (cu excepția achizițiilor de testare ) . Auditorul poartă răspunderea penală pentru disimularea faptelor de furt și a altor fapte penale ale angajaților organizației auditate descoperite în urma auditului.
Auditorul nu are dreptul
- Faceți presiune.
- Folosiți afirmații acuzatoare.
- Amenințat cu pedeapsă .
- Evaluați acțiunile funcționarilor .
- Faceți presupuneri.
- Participa la evenimente de divertisment pentru angajatii organizatiei auditate; permit relații non-business.
- Implicați angajații organizației auditate pentru rolul de experți .
- Solicitați documente care nu au legătură cu subiectul auditului.
- Diseminarea informațiilor confidențiale (dezvăluirea secretelor comerciale ).
- Depășiți termenele limită pentru audit.
Planificarea și pregătirea pentru un audit documentar
Pregătirea unei revizuiri documentare
Etapa pregătitoare include:
- Emiterea unui ordin de audit .
- Determinarea componenței grupului de audit și a calendarului auditului (de regulă, nu mai mult de 45 de zile ).
- Intocmirea si aprobarea planului de audit.
- Dacă este necesar, realizarea de copii ale documentelor de raportare aflate într-o organizație superioară (organism de stat). Este posibilă o situație atunci când o organizație transmite o versiune de raportare unei autorități superioare, în timp ce arată auditorului o alta.
Planificarea revizuirii documentare
Orice măsură de control financiar trebuie să fie însoțită de documentație obligatorie, adică reflectarea informațiilor primite în documentația întocmită în conformitate cu cerințele autorității de reglementare. Materialele măsurilor de control reprezintă o sursă de informații despre legalitatea activităților financiare și economice ale organizației auditate. Documentația include:
- documentele de planificare.
- Documente de lucru.
- Copii ale documentelor organizației auditate.
- Explicații, explicații și declarații ale angajaților organizației auditate.
- Documente finale.
Planificarea unei măsuri de control trebuie efectuată în conformitate cu principiile generale ale organizării controlului , precum și în conformitate cu următoarele principii particulare:
- Principiul complexității - asigurarea coerenței și interconectarii tuturor etapelor auditului și a acțiunilor individuale de control în ceea ce privește calendarul și obiectele (diviziuni structurale etc.)
- Principiul eficacității - conținutul în termeni de instrucțiuni precise ale executanților și termenele limită, care vă permite să controlați eficacitatea auditorului și activitățile de control în curs.
- Principiul specificității este concretizarea întrebărilor care se verifică într-o astfel de formă încât să fie posibilă determinarea termenului limită de îndeplinire a fiecărei sarcini și a calificărilor executantului.
- Principiul realității - luând în considerare capacitățile reale ale oamenilor și resursele materiale alocate pentru audit (de exemplu, sunt necesari mutatori pentru a inventaria un depozit mare și, eventual, echipamente) .
- Principiul flexibilității este posibilitatea de a îmbunătăți, completa și clarifica planul în timpul auditului. Modificările la plan trebuie să fie justificate și condiționate de faptele specifice identificate .
Program de revizuire documentară
Problemele specifice de audit sunt determinate de programul de audit aprobat de conducătorul organului care a desemnat auditul. Programul de revizuire poate conține următoarele secțiuni:
- Scopul auditului - este auditul complet sau parțial; dacă auditul este parțial, atunci ce aspecte fac obiectul auditului, ce unități structurale sunt auditate.
- Componența grupului de revizuire .
- Momentul auditului .
- Probleme supuse verificării - domenii ale activităților financiare și economice ale organizației (de exemplu, verificarea casei de marcat; verificarea operațiunilor cu mijloace fixe , verificarea disciplinei de performanță etc.) . Pentru fiecare întrebare se determină următoarele:
- Când trebuie verificată întrebarea?
- cine exact din grupul de audit este responsabil pentru această problemă,
- ce metode de verificări documentare și reale sunt planificate să fie utilizate,
- ce metodă de verificare se presupune - continuă sau selectivă; dacă este selectiv, care este principiul eșantionării .
- Formulare de documentație de audit - mostre de documente de lucru, declarații de declarații, cereri etc.
Un program de audit complet și corect întocmit concentrează atenția auditorului asupra principalelor probleme de audit, dezvăluie conținutul acestora, adică îl ajută pe auditor să verifice în detaliu fiecare problemă. Un program prost conceput poate duce la verificarea nesistematică a documentelor, ale căror rezultate se vor reduce la descoperirea accidentală a unor încălcări.
Pe baza sarcinilor primite, membrii grupului de audit întocmesc planuri de lucru pentru efectuarea inspecțiilor în domeniile de activitate ale organizației auditate care le sunt atribuite, aprobate de șeful grupului de audit. Șeful unității de control și audit, împreună cu șeful grupului de audit, înainte de începerea auditului, instruiește auditorii, unde le concentrează atenția asupra acelor aspecte și domenii care necesită o verificare mai amănunțită.
Pentru a efectua un audit, tuturor angajaților care participă la acesta li se eliberează un certificat special , în plus, angajații organelor de control și audit trebuie să dețină certificate de serviciu permanente în forma stabilită.
Efectuarea unui audit documentar
Acțiuni prioritare de control
Imediat la începutul auditului, este necesar să se efectueze următoarele acțiuni:
- Sigilarea casieriei și a acelor locuri de depozitare a articolelor de inventar, unde este planificată o verificare bruscă a disponibilității acestora.
- Prezentarea documentelor către șeful organizației, cunoașterea grupului de audit.
- Cunoașterea actului auditului anterior și verificarea punerii în aplicare a propunerilor privind acesta.
Metode de control al reviziilor
Verificarea directă a activităților financiare și economice ale organizației auditate în conformitate cu programul de audit se face după cum urmează:
Luând în considerare studiul datelor, programul de audit documentar poate fi ajustat în cursul implementării acestuia.
Șeful organizației auditate este obligat să creeze condiții adecvate pentru activitatea grupului de audit, să asigure spații, mijloace de comunicare și echipamente de birou și transport. În cazul refuzului de a furniza grupului de audit documentele solicitate, sau alte obstacole care împiedică efectuarea auditului, șeful grupului raportează acest lucru organului care a desemnat auditul pentru a lua măsuri. În lipsa sau neglijarea contabilității, auditorul întocmește un act despre aceasta și are dreptul de a suspenda auditul până la restabilirea contabilității.
În cazul în care sunt identificate semne de abuz grav , auditorul are dreptul de a întocmi un act provizoriu, care poate servi drept bază pentru deschiderea unui dosar penal , fără a aștepta încheierea auditului. Toate datele reflectate într-un astfel de act intermediar sunt incluse ulterior în actul principal de audit.
Documente de lucru ale auditorului
Documentele de lucru ale auditorului sunt documente care descriu procedurile utilizate de auditor și rezultatele acestora (în principal, aceasta se referă la metodele de control efectiv). Aceste documente trebuie să conțină următoarele detalii:
- Titlul documentului,
- numele organizației auditate,
- numele unității în care se efectuează operațiunea de control,
- data evenimentului de control,
- continutul evenimentului
- prenumele, numele și patronimul persoanei care a întocmit documentul.
Practica arată că nerespectarea cerințelor formale pentru executarea procedurilor de control poate constitui temeiul refuzului de a lua în considerare rezultatele acestora în instanță . Astfel, auditul nu își va atinge scopul principal - nu va oferi informații probatorii .
Materialele fiecărui audit în activitatea de birou a organismului de control și audit ar trebui să fie un fișier separat sub numărul corespunzător.
Auditul direcțiilor separate de activitate ale organizației
Auditul mijloacelor fixe
Revizuirea casieriei
Auditul investițiilor financiare
Revizuirea conturilor
Revizuirea contractelor de afaceri
Auditul activității economice externe
Revizuirea definiției și repartizării profitului
Caracteristicile auditului la întreprinderi din diverse domenii de activitate
Auditul organizației de retail
Revizie în construcție
Audit la întreprinderile de transport auto
Auditul unei instituții bugetare
Audit într-o bancă comercială
Înregistrarea rezultatelor auditului documentar
Procedura de semnare a actului de audit documentar
Rezultatele unui audit documentar sunt documentate într- un act . Actul de audit este semnat de șeful grupului de audit, șeful și contabilul-șef al organizației. Șeful și contabilul șef au dreptul să primească timp pentru un studiu detaliat al raportului de audit (de obicei până la cinci zile). În cazul în care există obiecții și comentarii asupra actului de audit, șeful și contabilul șef semnează actul și în același timp fac o rezervă (înregistrare) înainte de semnarea lor că actul este semnat cu dezacorduri. Lista de obiecții se depune auditorului în scris ( proces -verbal de dezacord ) și se anexează actului de audit, fiind parte integrantă a acestuia. La rândul său, auditorul are dreptul de a da o opinie asupra obiecțiilor și comentariilor șefului și contabilului șef. În cazul în care șeful și contabilul șef refuză să semneze raportul de audit, auditorul la sfârșitul raportului înregistrează că sunt familiarizați cu raportul și au refuzat să semneze. În acest caz, raportul de audit este trimis prin poștă cu confirmare de primire.
Conținutul actului de revizuire documentară
I. Introducere :
- Numele subiectului de revizuire.
- Data si locul actului.
- De către cine și pe ce bază a fost efectuat auditul.
- Perioada verificată.
- Momentul auditului.
- Numele complet și detaliile organizației, afilierea departamentală sau informații despre fondatori.
- Principalele obiective și activități ale organizației, disponibilitatea unei licențe pentru a desfășura anumite tipuri de activități.
- Lista și detaliile conturilor organizației în instituțiile de credit .
- Cine și când în perioada auditată a acționat ca șef și contabil șef (inclusiv temporar).
- De către cine și când a fost efectuat auditul anterior, ce s-a făcut pentru a elimina încălcările identificate.
II. Partea narativă - constă din secțiuni în conformitate cu problemele programului de audit documentar:
- Descrierea datelor disponibile cu privire la problema actuală, ce documente și cum au fost studiate.
- Descrierea faptelor de încălcări identificate în timpul auditului:
- care a fost încălcarea
- în care documente s-a reflectat încălcarea,
- ce cerințe ale căror reglementări sunt încălcate,
- când a avut loc încălcarea
- care a comis încălcarea
- valoarea daunelor documentate ,
- alte consecințe ale încălcării.
III. Partea finala :
- Constatările auditorului cu privire la fiecare element din programul de audit documentar.
- Propunerile auditorului pentru eliminarea abaterilor identificate, pentru compensarea prejudiciului cauzat.
- (acum opțional) Rezumarea experienței pozitive a organizației în managementul eficient.
- Anexe la actul de audit documentar:
- acte provizorii, dacă există,
- explicații primite de auditor în timpul auditului de la diverse persoane, dacă acestea stau la baza unor concluzii în act;
- certificate intocmite de auditor, calcule, tabele,
- documentele ridicate de auditor,
- explicaţiile şi obiecţiile şefului şi contabilului şef şi concluzia auditorului asupra acestora.
- Semnăturile auditorului, șefului și contabilului șef al organizației.
Cerințe pentru un act de audit documentar
- Volumul raportului de audit nu este limitat, cu toate acestea, auditorul trebuie să depună eforturi pentru concizie, claritate și structura prezentării.
- Concluziile din act trebuie neapărat să se bazeze atât pe documente contabile primare cât şi pe datele registrelor contabile . Referințele din act trebuie să conțină atât data și numărul documentului contabil primar, cât și data și numărul înregistrării contabile , prin care acest document a fost acceptat în contabilitate.
- Descrierea faptelor de încălcare ar trebui să conțină o indicație clară a dispozițiilor din care legi sau reglementări au fost încălcate.
- Nu este permisă includerea ipotezelor care nu sunt confirmate de documente și rezultate ale inspecțiilor, trimiteri la mărturii și materiale ale agențiilor de aplicare a legii în actul de audit documentar .
- Actul de audit nu oferă o evaluare juridică a acțiunilor funcționarilor, calificarea acțiunilor, intențiilor, obiectivelor acestora.
(Exemple de fraze care este inacceptabil de inclus în actul de audit documentar:
- cu încălcarea legii...
- împotriva regulilor...
- comise regulat furturi mici...
- din cauza calificării scăzute...
- in scopuri egoiste...
- neglijare…
- dorind să mascheze urmele infracțiunii...
etc.)
De remarcat că șeful grupului de audit nu este superior în raport cu șeful organizației (diviziei) auditate. Prin urmare, propunerile Auditorului pentru eliminarea încălcărilor și compensarea prejudiciului sunt, de fapt, recomandări. Unele dintre aceste propuneri pot fi implementate în cursul unui audit documentar (care este notat în raportul de audit). Pentru a conferi caracter normativ propunerilor pentru actul de audit, conducătorul organului care a desemnat auditul emite un ordin bazat pe rezultatele auditului. În acest ordin, directorul superior aprobă actul de audit, dispune eliminarea încălcărilor și punerea în aplicare a propunerilor de act și stabilește termene de executare. După eliminarea încălcărilor și luarea măsurilor de compensare a prejudiciului, șeful organizației (subdiviziunii) auditate transmite șefului superior un raport privind implementarea propunerilor pentru actul de audit documentar.
Audit documentar la cererea organelor de drept
Auditul documentar poate fi una dintre metodele de culegere a probelor în cercetarea unui dosar penal privind o infracțiune economică .
Literatură
- M. V. Melnik, A. S. Panteleev, A. L. Zvezdin. Audit și control: manual. - M. : KNORUS, 2006. - S. 92 - 112. - 640 p. - ISBN 978-5-85971-641-8 .
- Maloletko A. N. Control și revizuire: manual. - M. : KNORUS, 2006. - S. 130 - 151. - 312 p. — ISBN 5-85971-433-5 .
- Brovkina N.D. Control și revizuire: manual. - M. : INFRA-M, 2007. - S. 131 - 149. - 346 p. — ISBN 978-5-16-003022-7 .
- Control și revizuire: un manual pentru învățământul profesional secundar / M. V. Melnik. - M. : Economist, 2007. - S. 63 - 93. - 254 p. — ISBN 5-98118-196-6 .
- Contabilitate criminalistică: manual / S. P. Golubyatnikov. - M . : Literatură juridică, 1998. - S. 272 - 297. - 368 p. — ISBN 5-7260-0903-7 .
- Dubonosov E.S., Petrukhin A.A. Contabilitate judiciară: un curs de prelegeri. - M . : Knizhny Mir, 2005. - S. 102 - 107. - 197 p. — ISBN 5-8041-0192-7 .
- Dubonosov E. S. Contabilitate judiciara: Ghid educational si practic. - M . : Knizhny Mir, 2004. - S. 158 - 166. - 252 p. — ISBN 5-8041-0161-7 .
- Contabilitate judiciară / A. A. Tolkachenko. - M. : UNITI-DANA, 2005. - S. 133 -152. — 224 p. - ISBN 5-238-00929-1 .