Control intern

Controlul intern este definit în linii mari ca fiind procesul desfășurat de organul de conducere al unei organizații sau alți angajați, în scopul obținerii de informații cu privire la îndeplinirea următoarelor sarcini: [1]

• Eficiența și raționalitatea activității.
• Fiabilitatea raportării financiare .
• Respectarea legilor și reglementărilor .

Conceptul de control intern

Una dintre funcţiile principale ale contabilităţii este funcţia sa protectoare , care constă în asigurarea protecţiei intereselor proprietarului prin crearea unei baze pentru controlul financiar . Totuși, implementarea funcției de protecție necesită disponibilitatea mijloacelor de exercitare a controlului. În primul rând, este controlul intern.

Controlul intern este înțeles ca un sistem de măsuri organizate de conducerea întreprinderii și desfășurate la întreprindere cu scopul de a îndeplini cât mai eficient de către toți angajații atribuțiile lor oficiale în cursul tranzacțiilor comerciale . Aceasta presupune nu numai și nu atât funcționarea unității de control și audit a organizației, ci și crearea unui sistem de control cuprinzător , atunci când este vorba nu numai de auditor, ci de întregul aparat de management al întreprinderii.

La dezvoltarea unui sistem eficient de control intern, administrația întreprinderii își stabilește următoarele obiective :

• furnizarea de informații fiabile pentru afaceri ,
• asigurarea securității activelor ,
• asigurarea protectiei informatiilor ,
• asigurarea eficientei activitatii economice,
• asigurarea conformitatii contabilitatii cu politica contabila acceptata ,
• asigurarea respectării regulilor de întocmire și prezentare a situațiilor financiare [2] .

Controlul intern la întreprindere constă din trei elemente :

• mediul de control,
• sistem de contabilitate,
• proceduri de control.

Elemente de control intern

Elementele controlului intern sunt componentele mecanismului său organizatoric și economic. Elementele sunt stabilite independent de organizații, ceea ce depinde de amploarea activităților și de specificul managementului.

Elemente de control intern:

• Mediul de control.
• Evaluarea riscului .
• Proceduri de control intern.
• Mediul informațional ( informare și comunicare ).
• Evaluarea controlului intern [3] .
• Subiecte de control.
• Scopul, subiectul și obiectele controlului.
• Limitele controlului [4] .
• Cadrul legal.
• Rezultatele controlului intern [5] .

Mediul de control

Mediul de control este pozitia, constientizarea si actiunile practice ale proprietarilor si conducerii unei entitati economice care vizeaza stabilirea si mentinerea unui sistem de control intern. [6]

Elemente ale mediului de control:

• Stilul și principiile de bază ale managementului întreprinderii.
• Structura organizatorică a întreprinderii.
• Politica de personal .
• Repartizarea responsabilitatii si a autoritatii.
• Contabilitate de gestiune interna si raportare in scopuri interne.
• Intocmirea situatiilor financiare pentru utilizatori externi.

Stilul de lucru al conducerii întreprinderii

• Conducerea întreprinderii ar trebui să creeze o atmosferă de control cuprinzător.
• O atitudine conștiincioasă și onestă față de afaceri ar trebui să fie crescută în rândul angajaților pe baza unui exemplu adecvat și a unei evaluări din partea conducerii.
• Liderii de afaceri ar trebui să dezvolte „coduri de onoare” de marcă.
• Liderii întreprinderilor trebuie să demonstreze competență profesională .

Structura organizatorica

• Un sistem clar de putere și subordonare („management unic”). Fiecare angajat trebuie să știe cui îi este subordonat și cui îi poate stabili sarcini.
• Reglementarea fără ambiguitate a răspunderii angajaților. Fiecare angajat trebuie să înțeleagă de ce este responsabil și după ce criterii sunt evaluate rezultatele activităților sale.
• Sistem de raportare intern adecvat pentru a înregistra cu acuratețe fondurile cheltuite și rezultatele obținute. Fiecare angajat trebuie să știe când, cui și pe ce probleme trebuie să depună un raport .
• Analiza fluxurilor de informații.

Politica de personal

Politica de personal se realizează de către administrație în vederea formării unei echipe din numărul necesar de angajați cu:

• onestitate ,
• loialitate
• calificare,
• experienţă,
• potenţial.

Elemente ale politicii de personal:

• Surse de personal nou.
• Cerințe și criterii de recrutare.
• Evaluarea candidaților la angajare.
• Adaptarea unui nou angajat.
• Stabilirea unei perioade de probă .
• Managementul personalului .
• Consultanta.
• Instruirea si recalificarea personalului.
• Evaluarea performanței personalului.
• Sistem disciplinar (sistem de recompense și penalități ).
• Avansare în carieră.
• Organizarea concedierilor .

Repartizarea responsabilitatii si a autoritatii

Repartizarea responsabilitatii si a autoritatii ar trebui sa garanteze desfasurarea corecta a tranzactiilor comerciale si sa asigure implementarea functiei de protectie preventiva a contabilitatii. Pentru a face acest lucru, se elaborează fișe de post . Pentru fiecare angajat, fișa postului definește:

• Sub cine este muncitorul?
• De cine este angajatul responsabil?
• Ce fel de muncă face.
• Ce decizii sunt autorizate să ia.
• De ce este el responsabil și cum este el responsabil .
• Ce documente se întocmesc și se semnează.
• ale căror atribuții sunt îndeplinite temporar (dacă este necesar).

Separarea funcțiilor incompatibile ar trebui să fie asigurată pentru a preveni încercările persoanelor de a încălca cerințele. De exemplu, din punct de vedere al gestionării activelor , următoarele funcții ar trebui împărțite între diferiți angajați:

• acces direct la active,
• permisiunea de a efectua tranzacții cu active,
• tranzacții de afaceri,
• reflectarea tranzacțiilor comerciale în contabilitate.

Contabilitate de gestiune interna

Scopul contabilității de gestiune este de a oferi informații pentru planificarea, managementul și controlul intra-producție. În contabilitatea de gestiune, accentul este pus pe centrele de responsabilitate  - unități structurale conduse de manageri care sunt responsabili pentru rezultatele muncii lor. Totodată, responsabilitatea șefului unității include doar astfel de indicatori de costuri și venituri pe care acesta îi poate influența efectiv. Principalul indicator estimat este de obicei profitul luat , fiind ghidat de următoarele reguli:

• creșterea profitului unității nu trebuie să conducă la o scădere a profitului întregii întreprinderi,
• profitul fiecărei divizii trebuie calculat obiectiv, indiferent de profitul întregii întreprinderi,
• performanța unui manager nu ar trebui să depindă de deciziile altor manageri.

Asigurarea respectarii regulilor de intocmire si prezentare a situatiilor financiare externe

Compania trebuie să stabilească termene stricte pentru întocmirea situațiilor financiare externe (inclusiv taxe ). Acesta nu trebuie întocmit în ultima zi a termenului limită de depunere a acestuia. Ar trebui să existe timp pentru ca aceste rapoarte să fie revizuite, aprobate și semnate de conducere. Termenele de prezentare a situațiilor financiare către utilizatori externi sunt stabilite de politica contabilă a întreprinderii [7] .

Controlul intern al sistemului contabil

Elemente ale unui sistem contabil

• Politica contabila si principiile de baza ale contabilitatii.
• Structura organizatorica a contabilitatii.
• Repartizarea sarcinilor între contabili .
• Organizarea fluxului de lucru contabil , adică pregătirea, circulația și stocarea documentelor care reflectă tranzacțiile comerciale.
• Procedura de reflectare a tranzacțiilor comerciale în registrele contabile și metodele de rezumare a datelor ( formular contabil ).
• Procedura de intocmire a situatiilor financiare pe baza datelor registrelor contabile.
• Software folosit pentru contabilitate și raportare.
• Atenție la domeniile critice ale contabilității, unde riscul de erori este deosebit de mare.

Un sistem contabil eficient ar trebui să ofere:

• reflectarea în contabilitate a tuturor, fără excepție , a faptelor activității economice,
• identificarea fără ambiguitate a tranzacțiilor comerciale în documentele primare, astfel încât să nu existe discrepanțe în interpretarea lor;
• evaluarea corectă a valorii activelor , datoriilor și tranzacțiilor comerciale în termeni monetari;
• atribuirea faptelor de activitate economică perioadelor în care au avut loc; stabilirea momentului exact al tranzacţiilor comerciale.
• formarea la timp, corectă și promptă a raportărilor externe și interne.

Organizarea fluxului de lucru

Una dintre principalele metode de contabilitate, care asigură, în special, implementarea funcției sale de protecție, este „ documentarea ”. Astfel, o condiție esențială pentru funcționarea de succes a oricărui departament de contabilitate este organizarea corectă a gestiunii documentelor.

Cerințe de bază pentru un document contabil:

• trebuie să fie întocmit într-o anumită formă, reglementată de actul de reglementare relevant,
• trebuie să conțină toate detaliile necesare,
• trebuie întocmit în timp util (pentru documentele primare - în momentul tranzacției comerciale sau imediat după finalizarea acesteia),
• completarea acestuia trebuie să asigure siguranța completă a informațiilor în timpul stabilit pentru păstrarea documentului (cerință privind calitatea hârtiei, vopselei etc.) [8] .

Rectificările în documentele contabile trebuie să fie negociate și semnate de aceleași persoane care au semnat documentul. Într-un număr de documente de numerar și bancare , corecțiile (chiar dacă au fost specificate) nu sunt permise.

Pentru fiecare tip de document, organizația întocmește și aprobă un program de flux de lucru care stabilește conformitatea cu etapele specifice ale ciclului:

• cu persoane responsabile
• cu timpi de procesare stabiliti.

Prin urmare, programul fluxului de lucru ar trebui să fie legat de:

• cu atribuțiile angajaților,
• cu politicile contabile ale companiei .

Ciclul de viață al documentului:

1. Redactarea unui document. sau Primirea documentului în organizație.
2. Sortați documentele.
3. Verificarea corectitudinii documentului.
4. Aprobarea documentului de către oficiali.
5. Aprobarea documentului.
6. Înregistrarea documentului .
7. Execuția documentului.
8. Întocmirea înregistrărilor contabile ( dacă este necesar ).
9. Stocarea curentă a documentului.
10. Transferul documentului în arhiva organizației. sau distrugerea documentului.
11. Transfer la Arhivele Statului ( dacă este necesar ) [9] .

Proceduri de control intern

Controlul contabil intern

Controlul contabil intern - controlul efectuat de serviciile de contabilitate in procesul de prelucrare si acceptare a informatiilor de afaceri pentru contabilitate.

Mijloace de control intern contabil:

• Verificarea documentelor contabile primare la acceptarea in contabilitate.
• Documentarea și autorizarea tuturor înregistrărilor contabile.
• Repartizarea responsabilitatilor intre diferite persoane:
  • pentru intocmirea documentului contabil primar.
  • pentru a autoriza o tranzacție comercială,
  • pentru înregistrarea tranzacţiilor în conturile contabile .
• Controlul asupra tranzacțiilor interconectate (de exemplu, transferul de fonduri și primirea mărfurilor) .
• Verificarea completității înregistrărilor contabile la introducerea lor într-un computer .
• Reconcilierea regulată a conturilor cu pregătirea balanței de verificare .
• Reconcilierea regulată a decontărilor reciproce cu debitorii și creditorii .
• Reconcilierea datelor contabile:
  • cu extrase bancare ,
  • cu solduri afișate în cartea de casă .
• Monitorizarea conformității cu estimările de costuri .
• Asigurarea securității și confidențialității informațiilor:
  • control acces la terminale ( stație de lucru ) - parole , chei ; fiecare terminal are propriul său cerc de acces autorizat,
  • crearea de copii de rezervă ale băncilor de date supuse modificării automate,
  • alimentare redundantă în cazul defecțiunilor rețelei .
• Prevenirea abuzurilor ca urmare a coluziei angajaților:
  • separarea atribuțiilor,
  • rotația locurilor de muncă,
  • acordarea concediului anual regulat tuturor angajaților în conformitate cu programul [10] .

Control intern de gestiune

Prin control intern de gestiune se intelege controlul exercitat in cursul activitatilor organelor de conducere ale intreprinderii. Controlul de gestiune se realizează în domeniile strategiei de dezvoltare a unei entități economice:

• Politica de aprovizionare și marketing (întreținerea rețelei de vânzări, publicitate , service post-vânzare).
• Politica de inovare (minimizarea costurilor de producție, crearea de noi tipuri de produse, creșterea competitivității ).
• Politica de prețuri (realizarea celor mai profitabile volume de vânzări și a nivelului maxim de profit).
• Politica financiară (planificarea fluxului de numerar , atragerea de resurse financiare externe , gestionarea creanțelor și datoriilor ).
• Politica investițională (utilizarea rațională a economiilor - internă sau externă).
• Politica de personal (atragerea, selectarea și eliberarea angajaților , îmbunătățirea calificărilor acestora, un sistem de stimulare a muncii ).

Mijloace de control intern al managementului:

• Crearea unui sistem eficient de raportare internă.
• Determinarea frecvenței și calendarului raportării interne.
• Consultații periodice cu privire la valoarea și suficiența informațiilor de management furnizate.

Serviciul Control Intern

Sarcinile serviciului de control intern

Prin decizie și în interesul organelor de conducere, în organizație pot fi create unități de control intern specializate. O astfel de unitate (serviciu de control intern) poate raporta la:

• șeful întreprinderii ,
• proprietarul întreprinderii - comisia de audit .

Pentru o serie de întreprinderi, crearea unei comisii de audit care controlează activitatea aparatului de conducere și raportează proprietarului la adunarea generală anuală este reglementată de lege :

• societati cu raspundere limitata ,
• societati pe actiuni ,
• cooperative de consum ,
• asociații non-profit ale cetățenilor (comunități de proprietari , cooperative de construcție de daci etc.),
• fonduri de pensii nestatale .

Principalele sarcini atribuite serviciului de control intern (ICS)  :

• Asigurarea conformității angajaților cu cerințele legale .
• Definirea documentată și respectarea procedurilor și autorităților în luarea deciziilor.
• Asigurarea securității activelor .
• Asigurarea managementului eficient al riscurilor activitatilor comerciale. ( vezi mai jos )
• Interacțiunea cu auditorii externi și organele de control de stat .

Atribuțiile serviciului de control intern