Managementul timpului , managementul timpului , managementul timpului ( în engleză managementul timpului ) este o tehnologie pentru organizarea timpului și creșterea eficienței utilizării acestuia.
Managementul timpului este actul sau procesul de exercitare a controlului conștient asupra timpului petrecut pe anumite activități pentru a crește în mod specific eficiența și productivitatea. Gestionarea timpului vă poate ajuta să dezvoltați o serie de abilități, instrumente și tehnici care să vă ajute să îndepliniți sarcini, proiecte și obiective specifice. Acest set include o gamă largă de activități și anume: planificare, alocare, stabilire a obiectivelor, delegare, analiză a timpului, monitorizare, organizare, listare și prioritizare. Guvernanța a fost inițial atribuită doar activității de afaceri sau de muncă, dar de-a lungul timpului termenul s-a extins pentru a include și activitatea personală cu aceeași justificare. Un sistem de management al timpului este o combinație de procese, instrumente, tehnici și metode. De obicei, managementul timpului este o necesitate în dezvoltarea oricărui proiect, deoarece determină timpul și scopul de finalizare a proiectului.
La sfârșitul secolului al XIX-lea, un fiziolog rus proeminent, Vvedensky Nikolai Evgenievich , a spus odată: „Oboșim și epuizăm nu pentru că muncim din greu, ci pentru că muncim prost, lucrăm într-un mod neorganizat, muncim prost”.
Anii 20 ai secolului XX a fost perioada de dezvoltare a organizării științifice a muncii (NU). A. K. Gastev , director al Institutului Central al Muncii (CIT), dezvoltă ideea că eficiența organizației începe cu eficiența personală, în special cu utilizarea eficientă a timpului. Mișcarea socială a luptei pentru timp a dus la crearea Ligii „Timp”, condusă de P. M. Kerzhentsev . În ziare au început să apară titluri regulate „Luptă pentru timp”. Într-unul dintre articole, „Timpul construiește avioane”, Platon Mihailovici a arătat clar relația dintre utilizarea eficientă a timpului și neglijență:
La un congres al sovieticilor am stat lângă un jurnalist american. Întâlnirea programată la ora 11 a început abia la ora unu, așa cum se întâmplă adesea la noi. Jurnalistul m-a întrebat:
- Câte persoane sunt în cameră?
Trei mii și jumătate.
- Sunt mulți lăcătuși, strungari, modelatori printre ei?
- Da, probabil, în sală predomină muncitori de diferite specialități.
Apoi americanul meu, mâzgălind ceva într-o cărțiță, a spus:
„Am pierdut 7.000 de ore de muncă astăzi, așteptând să înceapă întâlnirea. Cu o astfel de cheltuială a forței de muncă, a fost posibil să se construiască unul sau chiar două avioane.
Am așteptat „jumătate de avion”, și abia atunci a început întâlnirea.
Cu toate acestea, în 1926 Liga a fost închisă. Și în primul rând acest lucru s-a întâmplat datorită faptului că totul rațional a fost transformat într-o farsă. Agitatorii înșiși s-au transformat în cronofagi, deoarece „metoda” lor nu face decât să mărească timpul pentru munca muncitorilor și angajaților. În plus, agitația s-a „răspândit” și în viața personală privată.
La începutul anilor 1970, după publicarea cărții lui D. Granin „This Strange Life”, metoda biologului A. A. Lyubishchev a devenit faimoasă : cronometrarea ca bază a unui sistem personal de gestionare a timpului și a bugetării timpului. Ideea principală este gândirea eficientă ca bază a eficienței personale; cronometrarea este un instrument pentru dezvoltarea acestei gândiri.
În 2007, la Universitatea Financiară și Industrială din Moscova „Synergy” a fost deschis pentru prima dată departamentul de management din țară (până în 2010 - MFPA) [1] .
În managementul timpului se pot distinge următoarele procese :
Timp de lucru - timpul petrecut la muncă, sau timpul de ședere activă la locul de muncă, dedicat îndeplinirii sarcinilor oficiale directe. Timpul efectiv de lucru este considerat a fi timpul notat în fișa de pontaj, adică în documentul de consemnare a timpului petrecut la serviciu [2] .
În mod similar, puteți analiza timpul petrecut de un angajat pentru îndeplinirea propriilor funcții ( To sv ), funcții neobișnuite pentru el ( To nsv ), pentru a efectua muncă creativă ( K t ), munca organizatorică și administrativă ( K oa ), etc.
Lipsa timpului de lucru ( Cronofage ) - lipsa unei resurse temporare cauzată de organizarea necorespunzătoare a activităților sale de către angajat sau o organizare analfabetă a activităților de către conducere, ceea ce duce la graba, întârziere în efectuarea muncii, sarcini, muncă de proastă calitate , pierderile în producție, căsătorie etc afectează în cele din urmă semnificativ eficiența și rezultatele întregii întreprinderi.
Una dintre metodele de îmbunătățire a managementului la întreprindere este analiza costului timpului de lucru al șefului întreprinderii și al șefilor de unități funcționale. Pentru a identifica motivele lipsei de timp, este necesar să se efectueze periodic un inventar al timpului pentru mai multe zile lucrătoare. Anxietatea managerului cu privire la lipsa timpului poate fi identificată prin următoarele semne: :
Cele mai frecvente cauze ale lipsei de timp :
Planificarea înseamnă pregătirea pentru implementarea obiectivelor și eficientizarea timpului de lucru. Din practică se știe că, dacă petreceți 10 minute planificând timpul de lucru, puteți economisi până la două ore pe zi.
Pentru utilizarea rațională a timpului său, managerul trebuie, în primul rând, să-și înțeleagă clar principalele funcții, scopuri, sarcini și bugetul de timp. La planificare, trebuie luate în considerare următoarele reguli de bază:
Baza planului de utilizare a timpului unui specialist poate fi planul său pe termen lung. Pe baza acestui plan multianual se intocmeste un plan anual care cuprinde planurile trimestriale. Planurile trimestriale pot fi coordonate cu un plan anual și subdivizate în planuri lunare. Pe baza acestui lucru, planul săptămânal-zilnic va fi cel mai precis plan de utilizare a timpului de lucru al specialistului. Planul zilei de lucru este cel mai important pas în planificarea timpului de lucru, este monitorizat și ajustat în mod constant în funcție de situație.
Comandarea planurilor zilei folosind metoda „Alp” . Această metodă acoperă cinci etape:
Ordinea de a face lucrurile poate fi stabilită folosind principiul Pareto (în raport de 80:20). Acest principiu înseamnă că la mijlocul unui grup sau al unui set dat, părțile mici individuale sunt mai semnificative decât în general în acest grup. În conformitate cu această teorie, putem concluziona în ceea ce privește utilizarea timpului de lucru al unui specialist: în primele 20% din timpul petrecut, se realizează 80% din rezultat. Restul de 80% din timpul petrecut oferă doar 20% din rezultatul total.
Prioritizare cu Analiza ABC . Această tehnică se bazează pe faptul că părțile procentuale din cele mai importante și mai puțin importante cazuri din sumă rămân neschimbate. Toate sarcinile sunt împărțite în trei clase în funcție de importanța lor. Analiza ABC se bazează pe trei modele:
Pentru a utiliza analiza ABC, trebuie să urmați următoarele reguli:
Analiza accelerată Eisenhower . Acest principiu este auxiliar în acele cazuri când este necesar să se ia de urgență o decizie cu privire la prioritatea sarcinilor. Prioritățile sunt stabilite în funcție de criterii precum urgența și importanța sarcinii. Ele sunt împărțite în patru grupe:
Din practică, se știe că planificarea operațională zilnică a muncii artiștilor interpreți poate crește productivitatea acestora cu 25-30%, economisește timpul managerului de a reglementa procesele din cauza încălcărilor neprevăzute care apar în procesul de lucru: din cauza defecțiunilor în aprovizionare. de materii prime, pene de curent, probleme de trafic și alți factori neprevăzuți.
Managerul efectuează planificarea operațională zilnică a muncii artiștilor interpreți, emitându-le sarcini pentru ziua următoare. Mai mult, sarcinile principale și de rezervă ar trebui emise simultan (pot fi emise 2-3 sarcini de rezervă). Sarcinile date de manager interpretului sunt consemnate în carnetul de muncă al acestuia. Acest lucru permite executantului, dacă este imposibil să finalizeze sarcina principală, imediat fără pierderi de timp, să meargă la rezerva. În același timp, timpul său este economisit pentru trecerea la un alt loc de muncă, iar managerul este angajat în rezolvarea problemelor sale, fără a pierde timpul pregătind și emitând o nouă sarcină. Dacă sarcina principală este imposibilă, executantul este obligat să raporteze imediat acest lucru managerului. Dacă acest lucru nu este posibil, executantul trebuie să informeze managerul la sfârșitul zilei de lucru despre finalizarea sarcinii de rezervă. El poate transfera aceste informații personal managerului, prin asistentul secretarului, sau poate face o înscriere în jurnalul de lucru.
Gestionarea timpului ajută la utilizarea mai eficientă nu numai a timpului de lucru, ci și a timpului liber. În special, este recomandat să nu iei munca acasă, să organizezi viața astfel încât să ia un minim de timp, să planifici cu atenție timpul liber din timp și să urmezi aceste planuri, în special, să exersezi în mod regulat emoțional (teatre, concerte, expoziții etc.) și schimbarea fizică (sport, fitness). În companiile americane, dacă un angajat obișnuit rămâne la locul de muncă mai mult decât este stipulat în contractul său de muncă, acest fapt poate servi drept motiv de concediere, deoarece aceasta indică faptul că angajatul nu are timp să-și îndeplinească sarcinile în timpul programului de lucru. Folosiți nu numai weekend-urile pentru recreere activă, ci și cel puțin o seară a zilei de lucru pe săptămână și, de asemenea, folosiți weekendurile lungi și vacanțele ca mini-vacanță. În călătoriile de afaceri, planificați timpul liber (de la câteva ore la două zile) pentru a vedea atracțiile locale. În perioada sărbătorilor, stabiliți reguli de utilizare a telefonului, e-mailului, internetului etc. și respectați-le [5] .
În prezent, există multe școli de management al timpului. Pregătirea clasică se desfășoară pe următoarele subiecte: