Un inventar este o verificare a prezenței proprietății unei organizații și a stării obligațiilor sale financiare la o anumită dată prin compararea datelor reale cu datele contabile . Acesta este principalul mod de control efectiv asupra siguranței valorilor proprietății și a fondurilor.
Documentul normativ care reglementează procedura și regulile pentru efectuarea unui inventar în organizațiile ruse este Ghidul metodologic pentru inventarierea proprietăților și obligațiilor financiare . Problemele care nu sunt reglementate de instrucțiunile specificate pot fi dezvăluite în reglementările locale privind organizarea controlului intern . Multe organizații fac un inventar lunar sau trimestrial, dar toate companiile trebuie să facă inventarul anual.
Inventarul poate fi externalizat . Firmele specializate terțe au propria tehnologie și metodologie de inventariere, software și echipamente costisitoare specializate, precum și un personal pregătit profesional de specialiști ale căror salarii sunt mai mici decât salariile angajaților din depozit și birou care sunt adesea implicați în inventariere.
Scopul principal al inventarierii este de a identifica prezența reală a proprietății întreprinderii și de a o compara cu datele contabile . Inventarierea se realizează prin renumărarea, măsurarea, cântărirea bunurilor materiale:
În acest caz, următoarele obiecte contabile sunt supuse inventarierii :
De asemenea, inventarul ajută la atingerea unui număr de obiective secundare:
Stocurile pot fi continue (complete) sau selective (parțiale). De asemenea, inventarele sunt împărțite în planificate (realizate la program) și bruște.
Cerințe de inventar:
Potrivit art. 11 Legea federală din 6 decembrie 2011 Nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate” , alin. 26, 27 din Regulamentul de contabilitate și raportare financiară , clauza 1.5 din Ghidul de inventariere prevede cazurile de inventariere obligatorie:
Este recomandabil să numiți un inventar brusc dacă există date :
Numărul de stocuri pe an , momentul efectuării acestora, obiectele inventarierii sunt stabilite de către conducătorul întreprinderii în ordinul privind politica contabilă sau printr-un ordin separat.
Componența minimă a comisiei de inventariere este de 3 persoane, inclusiv președintele. Componența comisiei de inventariere se aprobă de către șeful organizației. Documentul privind componența comisiei (comandă, rezoluție, ordin) este înregistrat în cartea de monitorizare a executării comenzilor de inventariere.
Absența a cel puțin unui membru al comisiei în timpul inventarierii constituie temeiul recunoașterii rezultatelor inventarierii ca nevalide. [3]
Activitatea comisiei de inventariere la instalație începe cu primirea unei chitanțe de la o persoană responsabilă financiar sau a unui refuz motivat sau cu pregătirea unui act de refuz de a semna.
Inventarul propriu-zis constă într-o recalculare completă a proprietății și o comparare a cantității efective cu cea contabilă (luată în departamentul de contabilitate). În acest caz, calculul articolelor de inventar se efectuează în ordinea amplasării în cameră. Este imposibil să se recalculeze în ordinea conform inventarului - în acest fel nu vor fi dezvăluite surplusul acelor bunuri, al căror sold este zero conform contabilității . Materialele care se iau în considerare în masă se cântăresc, în volum și lungime - se măsoară, dacă este necesar, se face o corecție pentru temperatura ambiantă [4] . Produsele agricole depozitate într-un depozit de legume sau în vrac în grămezi pot fi inventariate prin calcul pe baza standardelor de conversie a volumului în unităţi de greutate stabilite pentru fiecare tip de legume şi fructe .
Dacă politica contabilă a unei întreprinderi standardizează etichetarea activelor nefinanciare, inclusiv elemente precum codul de bare sau etichetele RFID , colectarea automată a datelor este permisă în Federația Rusă . Pentru aceasta, pot fi folosite terminale specializate de colectare a datelor sau PC-uri cu cititoare conectate, sau smartphone -uri cu software specializat preinstalat .
În funcție de baza de date utilizată la întreprindere (de exemplu , 1C: Contabilitatea unei instituții de stat ) și de natura inventarului (continuu, pe centre de răspundere etc.), rezultatul prelucrării automate poate fi stocuri, sau un protocol de un inventar continuu, procesat în continuare în modul manual. TSD care lucrează cu RFID și nfc nu necesită contact vizual cu eticheta, murdăria și uzura de pe suprafața etichetei nu afectează calitatea citirii.
Etapa finală a inventarului este determinarea rezultatelor acestuia. Sunt posibile următoarele opțiuni:
Rezultatul inventarierii este determinat separat pentru fiecare tip de proprietate. Este posibil (și foarte probabil) să existe un deficit la un articol din lista de inventar și un surplus la altul. În acest caz, rezultatul este însumat separat, lipsa unui tip de proprietate nu poate fi rambursată cu excedente de alt tip.
O situație specială este reclasificarea (de exemplu, un deficit de 5 cutii de mere Simirenko și un exces de același număr de mere Borovinka) . Reclasificarea compensației este permisă (nu este însă obligatorie, rămânând la latitudinea administrației întreprinderii) numai în cazurile în care sunt identificate lipsuri și excedente. :
În cazul în care tipuri de proprietăți cu același nume, dar având un preț diferit, au fost reclasificate, diferența dintre valoarea lor este considerată un deficit sau un surplus odată cu adoptarea deciziilor corespunzătoare.
Lipsa proprietății (în principal alimente; precum și combustibili și lubrifianți, produse chimice și unele tipuri de materiale de construcție ) poate fi explicată prin pierderi naturale (contracție, contracție, prăbușire, scurgere, volatilizare, pulverizare). Rețineți că pierderea naturală este o scădere a cantității unui produs din motive fizice naturale, supuse condițiilor de depozitare, dar nu ca urmare a deteriorării. Pentru toate tipurile de produse, prin ordine ale ministerelor de resort, se stabilesc normele de pierdere naturală în timpul depozitării, transportului, descărcarii și vânzării prin rețeaua comercială. În același timp, normele de pierdere naturală se aplică doar produselor luate în considerare la greutate (și nu la bucată). În cadrul normelor specificate, pierderea naturală a produselor poate fi anulată ca o cheltuială a întreprinderii.
Pentru înregistrarea compensației de reclasificare, anularea pierderii naturale și însumarea finală a inventarului se utilizează o fișă de colare . Acest document este intocmit de compartimentul de contabilitate pe baza listei de inventariere si serveste la consemnarea rezultatelor inventarierii. În condițiile organizării comerțului cu amănuntul, atunci când nu este posibilă retragerea soldurilor contabile pentru fiecare tip de produs, deficitul sau excedentul se determină în sumă. În acest caz, în loc de o listă de inventar și o fișă de colare, se întocmește un act de inventariere a rezultatelor.
Un inventar al datoriilor financiare înseamnă confirmarea soldurilor analitice pentru următoarele conturi contabile :