Outsourcing (din limba engleză outsourcing : (outer-source-using) utilizarea unei surse și/sau resurse externe) este transferul de către o organizație pe baza unui acord de anumite tipuri sau funcții de activități de afaceri industriale către o altă companie care operează în zona dorită. Spre deosebire de serviciile și asistența care sunt unice, episodice sau aleatorii și limitate la început și la sfârșit, externalizarea transferă de obicei funcții pentru sprijinul profesional al funcționării neîntrerupte a sistemelor și infrastructurii individuale pe baza unui contract pe termen lung (cel puțin 1 an).
Externalizarea vă permite să creșteți eficiența întreprinderii în ansamblu și să utilizați resursele organizaționale, financiare și umane eliberate pentru a dezvolta noi domenii sau pentru a concentra eforturile care nu necesită o atenție sporită.
În practica rusă de afaceri, funcții precum contabilitatea , asigurarea funcționării biroului (de exemplu, curățarea spațiilor), serviciile de traducere, serviciile de transport, suportul pentru funcționarea unei rețele de calculatoare și a infrastructurii informaționale, serviciile de publicitate și securitatea sunt cele mai importante . adesea externalizate .
Potrivit Institutului de Outsourcing (SUA), externalizarea este un tip de optimizare a afacerii în creștere, cea mai mare creștere fiind observată în domeniul finanțelor și contabilității. Statisticile realizate în 1997 de Asociația Americană de Management au arătat că chiar și atunci 20% din cele 600 de firme chestionate au externalizat cel puțin o parte din operațiunile financiare și contabile, iar 80% - o parte din funcțiile administrative.
În cazul externalizării producției (sau industriale), un terț transferă o parte sau întreaga producție a produselor sau a componentelor acestora.
Presupune delegarea unei companii externe specializate pentru rezolvarea problemelor legate de dezvoltarea, implementarea si intretinerea sistemelor informatice, atat in totalitate la nivelul infrastructurii intreprinderii (intretinerea echipamentelor sau software), cat si a volumului de munca asociat dezvoltarii. și/sau suport pentru funcționarea secțiunilor individuale ale sistemului ( programare , găzduire, testare software etc.).
KPO presupune gestionarea proceselor care necesită un studiu profund sau o prelucrare analitică serioasă a datelor, formarea și gestionarea bazelor de cunoștințe, care pot fi folosite ulterior, printre altele, pentru suport decizional. Externalizarea managementului cunoștințelor abia începe să se răspândească în Statele Unite [1] .
În unele cazuri, organizația este obligată să transfere funcțiile pentru implementarea anumitor activități către terți. De exemplu, un fond mutual de investiții nu poate ține în mod independent evidența, controla și gestiona propriile active. Pentru aceasta, el este obligat să recurgă la serviciile unui custode, auditor și societate de administrare [2] .
Astăzi, în lume există multe varietăți de externalizare [3] a proceselor de afaceri, dintre care multe sunt utilizate cu succes în întreprinderile rusești. Procesele care sunt transferate către companii terțe pot diferi semnificativ unele de altele, în funcție de specificul industriei, scopurile și obiectivele fiecărei organizații. Cu toate acestea, există câteva exemple tipice care sunt fezabile pentru majoritatea întreprinderilor, indiferent de dimensiunea lor.
Outsourcing IT” ( ing. IT outsourcing ) - transfer parțial sau complet de bunuri/lucrări și servicii pentru a susține, întreține și moderniza infrastructura IT în mâinile companiilor . Pentru ei, implementarea unei astfel de lucrări este o activitate de bază.
Dezvoltarea sistemelor informatice corporative a condus la posibilitatea externalizării acestora. Până în anii 1990, unele tipuri de externalizare (cum ar fi externalizarea centrului de apeluri offshore ) erau extrem de dificil de implementat din punct de vedere tehnic. Adesea, externalizarea proceselor informaționale se referă la externalizarea proceselor IT ale organizațiilor care nu au legătură directă cu industria IT. În țările occidentale, este obișnuită externalizarea IT complexă, în care întreaga infrastructură IT a clientului este transferată contractantului.
În Rusia, această abordare este folosită extrem de rar, companiile preferă să folosească opțiunile sale limitate, cum ar fi găzduirea aplicațiilor sau suportul pentru site-uri web corporative . În prezent, principalii furnizori de servicii IT de outsourcing din Rusia sunt integratori de sistem, cu toate acestea, în ultimii 2-3 ani, au apărut o serie de jucători ruși mari pentru care externalizarea este principala activitate. În același timp, cei mai mari „jucători” din lume intră activ pe piața rusă: IBM și HP . Modelul SaaS poate fi considerat și ca o variantă de outsourcing în domeniul operațiunii software.
Externalizarea în domeniul IT este transferul către un terț contractant a unui număr de servicii interne și (sau) servicii interne ale companiei client , inclusiv prin utilizarea (de exemplu, închirierea ) produselor sale software, aplicațiilor, hardware-ului. și fragmente de infrastructură. Cea mai simplă variantă a acestei practici este găzduirea site-ului companiei. Multe companii moderne folosesc servicii de outsourcing, ceea ce indică popularitatea și profitabilitatea acesteia pentru utilizatorul final. Outsourcing-ul poate fi considerat ca un serviciu organizat de o anumita companie, unde mai multe servicii sunt prestate intr-un complex pentru a acoperi in totalitate nevoile clientului. În practică, de obicei, accentul este pus pe unul dintre serviciile specifice.
Întreținerea sistemelor de informare și comunicații ale întreprinderiiÎntreținerea computerelor de către abonați este cel mai comun tip de externalizare în practică în domeniul IT.
Cu acest tip de serviciu, clientului i se oferă un set cuprinzător de servicii care îi permit să se descurce fără propriul administrator de sistem sau să-și reducă semnificativ sarcina. Întreținerea computerelor de către abonați, de regulă, include următoarele tipuri de servicii:
În practică, aceleași firme oferă adesea servicii conexe - întreținerea echipamentelor de birou, modernizarea (upgrade-ul) parcului de calculatoare, amenajarea rețelelor locale, conectarea telefoniei IP și înființarea unui PBX, precum și audit și consultanță IT. Prin urmare, întreținerea computerelor ia adesea forma întreținerii întregului complex de sisteme informatice ale clientului-întreprindere.
Externalizarea centrelor de dateÎn multe industrii, companiile se confruntă cu nevoia de a utiliza serviciile centrelor de date sau DPC (Data Processing Center). Construirea propriului centru de date impune companiei să atragă finanțare, să efectueze lucrări generale de construcție, să rezolve probleme de alimentare cu energie, să achiziționeze echipamente de server, să organizeze un serviciu de operare a centrului de date și să asigure securitatea. Centrele de date necesită periodic upgrade-uri permanente și majore. Multe companii preferă, în loc să creeze un centru de date corporativ, să încheie un acord SLA cu un centru de date comercial și să primească servicii de centru de date ca serviciu.
Plasarea externă a sistemelor de infocomunicații (SaaS)Externalizarea găzduirii sistemului IT ( Software as a Service, SaaS ) este un tip de externalizare a procesului de informare. Spre deosebire de găzduirea convențională, un externalizator SaaS nu numai că oferă echipamente fizice pentru găzduirea sistemelor de informații, dar asigură și instalarea, suportul și actualizările acestora.
În cadrul modelului SaaS, clienții plătesc nu pentru deținerea software-ului ca atare, ci pentru închirierea acestuia (de exemplu, pentru utilizarea lui printr-o interfață web). Astfel, spre deosebire de schema clasică de licențiere a software-ului, clientul suportă costuri recurente relativ mici și nu trebuie să investească fonduri semnificative în achiziția sistemului. Schema presupune că, dacă nevoia de software nu este temporar disponibilă, clientul poate suspenda plățile.
Diagrama SaaS demonstrează în mod clar relația dintre diferitele tipuri de BPO. O companie care dezvoltă sisteme SaaS pentru managementul personalului sau contabilitate poate fi simultan un furnizor de servicii BPO în aceste domenii.
Dezvoltare softwareExternalizarea dezvoltării codului a devenit larg răspândită. Liderul tradițional în domeniul producției IT este China , iar dezvoltatorii principali ai codului programului sunt India , țările din Europa de Est, Belarus , Ucraina și Rusia . În perioada 2007-2008, mai multe corporații IT de top și-au deschis propriile centre de dezvoltare în Rusia.
Rusia, Ucraina și Belarus, împreună cu o serie de alte țări în curs de dezvoltare (în primul rând India), se află în al doilea nivel de destinații populare pentru externalizarea dezvoltării de software, imediat după India și China. În Rusia și Belarus, liderii dezvoltării de software includ EPAM Systems , IBA Group , Intetics , Luxoft , ICL Services , Accenture , Exigen Services , Reksoft , Auriga , DataArt , MERA, LANIT [4] [5] [6] [7] . Printre companiile străine, de exemplu, Topcoder poate fi remarcat .
Externalizarea contabilă este una dintre opțiunile de suport contabil pentru funcțiile de contabilitate și raportare dintr-o întreprindere, pentru care șeful întreprinderii este pe deplin responsabil. În această opțiune, pentru a asigura contabilitatea la întreprinderea dumneavoastră și pentru a furniza raportarea necesară către Serviciul Fiscal Federal și fonduri extrabugetare, se folosește o firmă specializată. Formele de cooperare pot fi foarte diverse, variind de la formarea de „ raportare zero ” la cooperarea regulată în fiecare zi.
Teoretic și practic, o firmă de contabilitate poate îndeplini pe deplin toate funcțiile departamentului de contabilitate al unei întreprinderi, până la executarea plăților bancare și eliberarea documentelor primare către contrapărți, precum și statul de plată . Cu toate acestea, acest lucru nu exclude posibilitatea de a construi procese de afaceri suficient de complexe și flexibile folosind companii externe și angajați interni pentru a obține o eficiență maximă.
Nu confundați externalizarea contabilității cu un contabil independent. Externalizarea se caracterizează în principal prin transferul de funcții obișnuite. În timp ce implicarea unui specialist independent ar trebui privită mai degrabă ca transferul unor volume episodice de muncă către un anumit antreprenor.
Unul dintre dezavantajele evidente ale externalizării proceselor financiare și contabile este teama clienților pentru siguranța informațiilor lor financiare, pentru menținerea corectă și transmiterea raportărilor financiare și fiscale către autoritățile de reglementare. Și, deși marile companii de outsourcing au competența corespunzătoare și sunt responsabile față de client pentru corectitudinea și promptitudinea furnizării informațiilor, cu toate acestea, departamentul financiar al clientului și departamentul de contabilitate sunt responsabili față de stat pentru corectitudinea și promptitudinea raportării. Drept urmare, clienții mari din Rusia sunt reticenți în a opta pentru o astfel de externalizare, preferând să-și facă propria contabilitate.
Un atu critic al oricărei companii de outsourcing este reputația sa pe piață și feedbackul de la clienții consacrați.
Auditul inventaruluiTransferul procesului de inventariere la externalizare, de regulă, este asociat cu rezolvarea problemelor legate de contabilitatea proprietății. Se folosește o tehnologie bazată pe codarea cu bare [8] . Purtătorul de informații despre obiectul luat în considerare este o etichetă autocolantă specială cu un cod de bare , care este distrusă atunci când încercați să o îndepărtați (similar cu o etichetă de inventar). Mijloacele fixe , bunurile și materialele sunt marcate cu etichete sau etichete . Terminalele de colectare a datelor cu un scaner de coduri de bare încorporat sunt folosite pentru a colecta informații despre proprietate în timpul inventarierii.
Asigurarea decontărilor reciproce cu personalulExternalizarea salariilor se bazează de obicei pe modelul de afaceri SaaS . Aceasta presupune tocmai calcularea salariilor, primelor, indemnizațiilor de călătorie, indemnizațiilor, compensațiilor etc., și nu implementarea plăților.
Orice companie este nevoită să rezolve probleme legate de managementul personalului – angajarea angajaților, calculul compensațiilor și raportarea fiscală. În același timp, astfel de activități sunt specializate doar pentru agențiile de recrutare. De aceea, practica externalizării resurselor umane ( HRO, Human Resources Outsourcing ) a câștigat o popularitate considerabilă . Mai des, procesele legate de selecția și căutarea angajaților (precum și leasingul de personal și detașarea personalului ) sunt transferate, mai rar - procesele de administrare a personalului și salarizare.
Practica externalizării proceselor de management al personalului este răspândită în Rusia. Exemple de companii care oferă servicii de recrutare și recrutare sunt diverse agenții de recrutare. Există mult mai puțini furnizori de servicii complexe de externalizare în domeniul managementului personalului și al administrării personalului în Rusia.
Principalele domenii de utilizare a externalizării de personal sunt:
Scoaterea personalului din personal ( outstaffing ) - o agenție de recrutare (sau altă structură) înregistrează angajații companiei în personalul său, în timp ce angajatul rămâne la locul său de muncă și își îndeplinește sarcinile anterioare. În funcție de specificul fiscalității, acest lucru poate reduce semnificativ costul real al angajării sau vă poate permite să primiți beneficii speciale pentru companiile cu personal redus. Dezvoltarea acestei situații este direcția personalului temporar liber să lucreze în diferite întreprinderi ( leasing de personal ).
Outsourcing cu amănuntul (din engleză retail outsourcing : utilizarea unei surse/resurse externe în comerțul cu amănuntul) este una dintre varietățile de externalizare a proceselor de afaceri , care implică transferul unui număr de funcții operaționale ale unei întreprinderi de comerț cu amănuntul către terți. antreprenori specializati. În primul rând, vorbim despre furnizarea de resurse a funcțiilor de logistică și decontare numerar la punctul de vânzare. Include diferite tipuri de lucrări asociate cu deplasarea mărfurilor de la producător la un anumit loc de pe raftul magazinului, inclusiv transportul, depozitarea, manipularea numerarului, escorta la ghișeu și comercializarea . În plus, externalizarea comerțului cu amănuntul include funcții legate de ambalarea, ambalarea și împachetarea mărfurilor, care pot fi efectuate de companii externe atât la unitățile de producție ale acestora, cât și direct la depozitele și zonele de vânzare ale întreprinderilor de vânzare cu amănuntul. Responsabilitățile contractanților implicați includ înființarea întregului proces de afaceri la cheie, inclusiv selecția, instruirea și rotația personalului de linie implicat, controlul calității serviciilor prestate, executarea avizelor și a autorizațiilor necesare.
Un alt exemplu comun de externalizare a proceselor de afaceri este externalizarea proceselor din domeniul managementului relațiilor cu clienții ( CRM în limba engleză ) și, în special, externalizarea procesării apelurilor telefonice și externalizarea către centre de apeluri . Multe companii occidentale folosesc acest tip de outsourcing, plasând centre de apel în locuri cu forță de muncă ieftină, adesea în alte țări.
Cel mai important furnizor de servicii de outsourcing pentru call center este India , care este capabilă să ofere companiilor occidentale o calitate acceptabilă la prețuri mici (datorită forței de muncă ieftine ) [9] [10] . Destul de des, centrele de apeluri sunt situate în Europa de Est , precum și în unele state arabe (de exemplu, în Egipt ) [11] .
Externalizarea centrelor de apeluri din Rusia este, de asemenea, destul de comună, dar are o formă ușor diferită. Cerințele de cunoaștere a limbii ruse exclud practic plasarea de centre de apel în țări străine și chiar în unele țări CSI . Prin urmare, multe companii preferă să mute centrele de servicii pentru clienți în orașe de provincie rusești cu forță de muncă relativ ieftină. O entitate juridică separată este adesea creată pentru a gestiona centrul de apeluri , ceea ce permite ca acesta să fie considerat un model de aprovizionare, dar nu este externalizare (insourcing).
Externalizarea tipăririi de birou este transferul tuturor echipamentelor de tipărire de birou către management, cu instalarea ulterioară de către furnizor a propriilor echipamente de imprimare. În acest caz, compania trece la plata pe pagină tipărită [12] .
Destul de des, companiile preferă să utilizeze externalizarea în loc de un avocat cu normă întreagă. De regulă, acest lucru este mult mai ieftin decât întreținerea propriului specialist. Serviciile juridice, cum ar fi serviciile de contabilitate, sunt necesare pentru orice întreprindere, instituție sau organizație publică, dar în cele mai multe cazuri volumul de muncă pur și simplu nu este suficient pentru a face profitabilă utilizarea unui avocat intern.
Outsourcing de publicareExemple tipice de externalizare sunt și transferul către o terță parte a funcțiilor de traducere, tipărire și procesare post-tipărire a documentelor, publicarea ziarelor și revistelor corporative [13] . Editura are un personal de redactori, corectori, un departament de layout și scriitori independenți. Pentru traducerea materialelor, tipărirea publicațiilor și distribuție (zonele cele mai consumatoare de resurse și cele mai costisitoare), pot fi implicate organizații terțe. O zonă separată de externalizare a publicațiilor este organizarea și furnizarea de vânzări de media tipărită.
Externalizarea logisticiiSintagma „externalizare logistică” se referă la achiziționarea de la un terț de servicii pentru gestionarea stocurilor, transportul mărfurilor, depozitarea acesteia și toate procesele de afaceri asociate acestor operațiuni.
Externalizarea socialăExternalizarea socială este transferul de către instituțiile sociale în mod continuu către executanți externi a anumitor funcții ale acestora, inclusiv furnizarea de servicii sociale [14] .